Акт о миграции и перезаписи ЭД

Акт о миграции и перезаписи ЭД – документ, применяющийся при необходимости зафиксировать факт миграции документов, составленных на электронных носителях, а так же процедуру их перезаписи.

Документ в обязательном порядке должен содержать наименование, а так же номер фонда, документы которого были перезаписаны, а так же всю подробную информацию относительно электронных документов:

• формат конкретного документа;
• объем единицы хранения, выраженный в Мбайтах;
• количество электронных документов;
• номера единиц хранения.

Характеристику электронных документов составляет должностное лицо предприятия, а именно – работник архива, в котором хранятся документы. После заполнения всей необходимой информации по каждому из требующихся документов, акт передается на проверку руководителю архива. Данным должностным лицом осуществляется сверка фактического количества документов с теми данными, которые представлены в акте. В случае, если все верно, руководитель архива проставляет свою подпись в отведенном для этого поле на документе. В данный документ так же могут вноситься изменения, если в этом появится необходимость. Все изменения, как по количеству документов, так и по их характеристикам должны быть подтверждены подписями руководителя архива предприятия.