Ведение учета запасов — ключевой элемент работы любой организации. Особенно важно корректно списывать материалы, товары и другие запасы в случае их порчи, недостачи или истечения срока годности. Эта статья полезна бухгалтерам, руководителям и специалистам по складскому учету. Вы узнаете, как правильно оформлять документы, отражать операции в бухгалтерском и налоговом учете, а также как избежать типичных ошибок и спорных ситуаций.
Основные задачи и проблемы
Главные задачи, с которыми сталкиваются компании при списании запасов:
- Установление факта порчи или недостачи.
- Документальное оформление списания для бухгалтерского и налогового учета.
- Определение виновных лиц и возможность взыскания ущерба.
- Корректное отражение списания в бухгалтерском учете без нарушения правил ФСБУ и ПБУ.
Отсутствие четкой процедуры приводит к спорам с налоговыми органами, ошибкам в учете и финансовым потерям.
Практические решения и рекомендации
- Проведите инвентаризацию и оформите инвентаризационные описи или акты (например, формы ИНВ-3, ИНВ-4, ИНВ-19).
- Составьте приказ руководителя о списании недостачи или порчи; при необходимости оформите акт комиссии (ТОРГ-15, ТОРГ-16, ТОРГ-20, ТОРГ-21).
- Получите письменные объяснения от сотрудников, ответственных за сохранность запасов, или зафиксируйте отказ в специальном акте.
- Если виновное лицо установлено, отразите сумму потерь на его расчетах; при отсутствии виновного лица — включите расходы в прочие.
- Проверьте резервы под обесценение и корректно распределите их между счетами учета.
- При списании бракованного товара включайте его стоимость в прочие расходы, если возврат или замена невозможны.
- Для налогового учета используйте документы, подтверждающие причину списания (порча, хищение, чрезвычайная ситуация, истекший срок годности).
Типичные ошибки и как их избежать
- Ошибка: отсутствие инвентаризации перед списанием. Рекомендация: всегда оформляйте описи и акты, даже при незначительных потерях.
- Ошибка: неверное распределение потерь по счетам. Рекомендация: используйте счет 94 для предварительного учета и корректно распределяйте расходы на виновных лиц или прочие расходы.
- Ошибка: списание бракованного товара без документального подтверждения. Рекомендация: фиксируйте невозможность возврата или замены поставщику.
- Ошибка: восстановление НДС при возмещении ущерба. Рекомендация: НДС восстанавливать не нужно, даже если ущерб возмещен с учетом налога.
Примеры применения
- Кейс 1: В ходе инвентаризации выявлены просроченные товары. Составлен акт ТОРГ-16, стоимость списана на прочие расходы, резерв под обесценение уменьшен.
- Кейс 2: Материалы были украдены. Сотрудник признал ущерб — сумма списанных запасов отражена на его расчетах, превышение стоимости включено в прочие доходы после письменного согласия или решения суда.
Необходимые документы и материалы
Для корректного списания запасов подготовьте:
- Акты инвентаризации и описи (ИНВ-3, ИНВ-4, ИНВ-19).
- Приказ руководителя о списании.
- Акты комиссии по формам ТОРГ-15, ТОРГ-16, ТОРГ-20, ТОРГ-21.
- Письменные объяснения сотрудников или документы суда/правоохранительных органов при хищении.
- Документы, подтверждающие чрезвычайные ситуации или уничтожение товаров с истекшим сроком годности.
FAQ
- Как правильно оформить списание испорченных материалов? — Проведите инвентаризацию, составьте акт по утвержденной форме, подготовьте приказ руководителя.
- Можно ли включить стоимость списанных запасов в расходы для налогового учета? — Да, но в зависимости от причины порчи, недостачи или хищения, с соблюдением условий НК РФ.
- Что делать, если виновное лицо не установлено? — Отразите стоимость запасов в прочих расходах и сохраните документы, подтверждающие отсутствие виновных.
- Нужно ли восстанавливать НДС при возмещении ущерба? — Нет, налоговым кодексом это не предусмотрено.
- Какие формы актов списания можно использовать? — Унифицированные ТОРГ-15, ТОРГ-16, ТОРГ-20, ТОРГ-21 или самостоятельно разработанные формы, утвержденные в учетной политике.
- Как списывать бракованный товар? — Включайте стоимость в прочие расходы, если возврат или замена невозможны.
- Можно ли не использовать счет 94? — Да, если сумма потерь сразу списывается на расчет с виновным лицом или в прочие расходы.
Связанные темы и документы
Инвентаризация, учет материальных ценностей, учет расходов, ПБУ 10/99, ФСБУ 28/2023, ФСБУ 5/2019, ТОРГ-15, ТОРГ-16, ТОРГ-20, ТОРГ-21, налоговый учет списаний, хищение запасов, резервы под обесценение.