Счёт на оплату — один из ключевых документов в работе с контрагентами. Он фиксирует стоимость товаров и услуг, а также содержит данные для перечисления денежных средств. Несмотря на отсутствие строгой регламентации формы счёта (его нет среди обязательных первичных документов в Законе о бухгалтерском учёте № 402-ФЗ), на практике без него невозможно организовать корректный безналичный расчёт.
С 2025–2026 годов расширяются требования к электронному документообороту: счёт можно выставлять в формате ФНС и подписывать электронной подписью, чтобы он принимался и в бухгалтерии, и налоговыми органами.
Для чего используется счёт на оплату
- передача покупателю точных банковских реквизитов;
- формирование назначения платежа для банка;
- оперативное согласование стоимости и объёма поставки;
- основание для выставления счёта-фактуры и оформления первички;
- фиксирование обязательств сторон до подписания договора.
Счёт может работать как оферта: оплата означает заключение договора в письменной форме (ст. 435 и 438 ГК РФ).
Обязательные реквизиты счета
Хотя унифицированной формы нет, документ должен содержать всю информацию, достаточную для проведения платежа и учёта операции.
| Реквизит | Функция | Пример |
|---|---|---|
| Поставщик | Идентификация получателя платежа | ООО «Альфа» |
| ИНН / КПП | Налоговый учёт | 7701222333 / 770101001 |
| Банковские реквизиты | Маршрутизация денежного перевода | р/с 407028..., БИК 044... |
| Номер и дата | Учёт и архивное хранение | № 1820/У от 28.11.2025 |
| Перечень товаров/услуг | Основание расчёта с покупателем | Услуги выкладки товара — 1 шт. |
| Цена, сумма, ставка НДС | Налоговые обязательства | 552 960 ₽ с НДС |
| Подписи | Подтверждение полномочий | Директор / бухгалтер |
Рекомендация: добавляйте сумму прописью — это снижает риск ошибок при оплате и возврата платежа банком.
Порядок заполнения счёта: пошаговая инструкция
- Укажите полные реквизиты поставщика, включая юридический адрес и контакты.
- Добавьте данные покупателя — наименование, ИНН, адрес.
- Проставьте номер счёта и дату его выставления.
- Заполните табличную часть: товары, услуги, артикулы, единицы измерения.
- Укажите ставку НДС: 22%, 10% или «Без НДС» — для УСН и самозанятых.
- Проверьте итоговую сумму: арифметика должна сходиться с таблицей.
- Поставьте подписи уполномоченных лиц (при необходимости — печать).
Если в документе нет покупателя, банк может запросить дополнительные сведения, из-за чего платёж задержится.
Счёт как первичный документ
Согласно ФСБУ 27/2021, счёт может использоваться как первичный документ, если содержит:
- содержание хозяйственной операции;
- стоимостные и количественные показатели;
- данные о сторонах сделки;
- подписи ответственных лиц.
В налоговом учёте расходы по счёту подтверждают также акт или накладная — они фиксируют сам факт передачи ценностей.
Когда лучше использовать счёт-оферту (счёт-договор)
Это удобный формат при разовых сделках, где нет необходимости согласовывать большой договорный пакет. В счёте-оферте обязательно прописывают:
- название, количество, сумму товаров/услуг;
- срок поставки или оказания услуг;
- срок оплаты;
- ограничение срока действия предложения;
- порядок выдачи товара или оказания услуги.
Оплата счёта-оферты означает акцепт и заключение договора в письменной форме — это подтверждается нормами ГК РФ.
Типичные ошибки при составлении счета
- неверный БИК → банковский возврат платежа;
- несоответствие суммы прописью и цифрами;
- ошибки в ИНН контрагента;
- отсутствие ставки НДС;
- непроставленный номер или дата документа;
- нет подписи уполномоченных лиц — документ вне учётных процедур.
Совет: регулярно обновляйте банковские реквизиты — учреждения часто меняют БИК и корреспондентские счета.
Электронный счёт на оплату
С 2025 года ФНС утвердила формат электронного счёта (XML), который можно передавать через ЭДО. Для признания первичкой документ должен быть подписан УКЭП.
Достоинства электронного формата:
- автоматическая проверка реквизитов;
- уменьшение числа ошибок;
- быстрое согласование и оплата;
- безопасное хранение и неизменяемость данных.
Выводы
Грамотно оформленный счёт на оплату обеспечивает корректную работу с клиентами и ускоряет денежные расчёты. Документ можно использовать как основание для платежа, для учёта доходов и расходов, а при необходимости — как договор-оферту.
Чтобы минимизировать риски:
- проверяйте реквизиты и арифметику;
- используйте электронные счета с ЭП;
- храните документы в соответствии с ФСБУ 27/2021.
Современная практика: большинство бухгалтерий предпочитают шаблоны Excel с автоподсчётом сумм — это снижает ошибки и экономит время.