Документы по учету ГСМ в сельскохозяйственных организациях

Методические рекомендации по бухгалтерскому учету горюче-смазочных материалов в сельскохозяйственных организациях. Утверждены Минсельхозом РФ 16.05.2005.

Методические рекомендации разработаны в соответствии с требованиями Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" (ПБУ 5/01), утвержденного Приказом Министерства финансов РФ от 9 июня 2001 г. N 44н, Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Министерства финансов РФ от 28 декабря 2001 г. N 119н, Методических рекомендаций по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности агропромышленных организаций, утвержденных Приказом Министерства сельского хозяйства Российской Федерации от 13 июня 2001 года N 654, и Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов в сельскохозяйственных организациях, утвержденных Приказом Министерства сельского хозяйства Российской Федерации от 31 января 2003 года N 26.

Настоящие Методические рекомендации определяют основные положения и порядок получения, хранения, выдачи, расходования и учета горюче-смазочных материалов, а также особенности их учета, приобретенных на автозаправочных станциях за наличный расчет и по талонам.

Методические рекомендации предназначены для всех сельскохозяйственных организаций независимо от форм собственности и вида деятельности, эксплуатирующих собственный или арендованный подвижной состав автомобильного транспорта, сельскохозяйственные машины и механизмы.

На основе настоящих Методических рекомендаций сельскохозяйственные организации могут разрабатывать внутренние положения, инструкции, иные организационно-распорядительные документы, необходимые для надлежащей организации учета и контроля использования горюче-смазочных материалов. В указанных документах могут устанавливаться:

• специфичные формы первичных документов по приему, отпуску (расходованию) и перемещению горюче-смазочных материалов и порядок их оформления (составления), а также правила документооборота;
• перечень должностных лиц подразделений, которым доверено приобретение, получение и отпуск горюче-смазочных материалов;
• порядок осуществления контроля за экономным и рациональным расходованием (использованием) горюче-смазочных материалов в производстве и обращении, правильным ведением учета, достоверностью отчетов об их расходовании.

К горюче-смазочным материалам (ГСМ) как особому виду производственных запасов относятся топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки), специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Основными задачами учета ГСМ в сельскохозяйственных организациях являются:

• своевременное и полное оприходование указанных материалов;
• формирование фактической себестоимости приобретенных ГСМ;
• правильное и своевременное документальное оформление операций и обеспечение достоверных данных по приобретению, поступлению и отпуску ГСМ;
• разработка обоснованных учетных цен на указанные материалы, своевременное отражение отклонений плановой себестоимости от фактической (калькуляционных разниц) и их отражение в бухгалтерском учете;
• систематический контроль сохранности ГСМ по материально ответственным лицам, в местах хранения и на всех этапах их движения;
• контроль соблюдения установленных организацией норм запасов, ГСМ, обеспечивающих бесперебойный выпуск продукции, выполнение работ и оказание услуг;
• своевременное выявление ненужных и излишних запасов ГСМ с целью возможной продажи или выявления иных возможностей вовлечения их в оборот;
• контроль использования ГСМ по целевому назначению;
• своевременное получение точной информации об остатках ГСМ в местах хранения и периодическая сверка с данными бухгалтерского учета;
• инструктаж материально ответственных лиц и других работников о порядке оформления первичных учетных документов, о правилах хранения и учета ГСМ;
• контроль за своевременным и правильным ведением складского учета ГСМ;
• проведение анализа эффективности использования ГСМ.

Основные требования, предъявляемые к бухгалтерскому учету ГСМ:

• сплошное, непрерывное и полное отражение движения (прихода, расхода, перемещения) и наличия ГСМ;
• учет количества, качества и оценка ГСМ;
• оперативность (своевременность) и достоверность учета ГСМ;
• соответствие данных складского учета данным оперативного учета движения ГСМ в подразделениях организации, данным синтетического и аналитического учета на начало каждого месяца (по оборотам и остаткам).

Учетные документы:

• Ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов (ГСМ)
• Накладная на отпуск талонов на ГСМ
• Ведомость учета возврата талонов на ГСМ
• Книга учета горюче-смазочных материалов и талонов
• Отчет о движении горюче-смазочных материалов
• Карточка учета расхода ГСМ автомобилем
• Лицевая карточка водителя
• Ведомость учета расходования горюче-смазочных материалов на техническое обслуживание и ремонт транспортных средств, машин и механизмов
• Книга учета движения талонов на складе
• Отчет о движении талонов
• Акт контрольного замера нормы расхода топлива