Спецификация к договору поставки: что это и как составить

Спецификация устраняет неопределённость по предмету поставки — наименованию, ассортименту, количеству и характеристикам. Подходит для рамочных договоров и больших номенклатурных партий.

Содержание

1. Что такое спецификация
2. Когда спецификация необходима
3. Что включить в спецификацию (чек‑лист)
4. Правовые последствия несоответствия поставки
5. Изменение и расторжение спецификации
6. Практический шаблон и рекомендации
7. Частые ошибки и как их избежать

1. Что такое спецификация

Спецификация к договору поставки — это письменный документ, в котором стороны подробно перечисляют позиции товара, указывают их количество, единицы измерения, характеристики, артикулы и при необходимости — цену. Спецификация часто выступает приложением к договору поставки или оформляется отдельно, если договор оставляет существенные условия открытыми.

2. Когда спецификация нужна

Типичные ситуации, когда спецификация обязательна или необходима:

• договор прямо отсылает к спецификации как к приложению;
• предмет поставки подробно не определён (наименование, ассортимент, количество);
• поставка в ассортименте (необходимо согласовать размеры, модели, цвета и т. п.);
• рамочный договор: каждая конкретная поставка уточняется спецификацией.

3. Что включить в спецификацию — чек‑лист

Ниже — рекомендуемый минимум полей, которые позволят избежать типичных споров.

• Заголовок: «Спецификация №… к Договору поставки №… от «…»».
• Реквизиты договора: номер, дата, стороны.
• Дата и место составления (если спецификация подписывается отдельно).
• Реквизиты сторон и данные подписывающих лиц (Ф.И.О., должность, реквизиты доверенности).
• Таблица позиций (желательно): №, наименование, артикул/код, марка/модель, единица измерения, количество, цена за единицу, сумма, примечания.
• Условия поставки для этой партии: срок/график, место передачи, упаковка, сопроводительные документы (сертификаты, ТОРГ‑12 и т. п.).
• Порядок приёмки и сроки для предъявления рекламаций.
• Толеранс — допустимое отклонение по количеству (при согласии сторон).
• Гарантии (если стороны согласовали для конкретной партии).
• Подписи уполномоченных и печати (если применимо).

Рекомендация по оформлению таблицы

4. Правовые последствия несоответствия поставки спецификации

Если товар не соответствует спецификации, к поставщику применимы общие правила о купле‑продаже и поставке:

• Не тот товар (другое наименование/характеристики) — покупатель вправе требовать передачи согласованного товара, замены, возмещения убытков или отказа от договора в зависимости от характера несоответствия.
• Недопоставка (меньше единиц) — покупатель может требовать допоставки, либо отказаться от принятого товара и потребовать возврата оплаты, а также компенсировать расходы на приобретение товара у третьих лиц.
• Несоответствие ассортименту — покупатель вправе принять только подходящие позиции и отказаться от остальных; при своевременном уведомлении — требовать замены.

Важно: многие права покупателя ограничены возможностью поставщика восполнить недопоставку в пределах срока действия договора — это стоит учитывать при подготовке спецификации и графиков поставки.

5. Изменение и расторжение спецификации

Спецификацию можно изменить теми же способами, что и договор:

• по взаимному согласию — подписывается допсоглашение или новая спецификация;
• в одностороннем порядке — только при наличии такого права в договоре или в законе;
• если часть обязательств уже исполнена (товар передан и принят), изменить условия в части исполненного затруднительно.

6. Практический шаблон (минимум для копирования)

Ниже — минимум, который удобно вставить в Word или Excel и заполнить.

Спецификация № ___ к Договору поставки № ___ от «__» ______ 20__ г.

Стороны: Поставщик: _________________________ (реквизиты)

Покупатель: _________________________ (реквизиты)

Таблица позиций: № | Наименование | Артикул | Модель | Ед. изм. | Кол-во | Цена | Сумма | Примечание

Условия поставки: место передачи, срок, упаковка, сопроводительные документы.

Подписи: _____________________ (Поставщик) ____________________ (Покупатель)

7. Частые ошибки и как их избежать

• Противоречия между текстом договора и спецификацией — фиксируйте приоритет документов.
• Неуказанные единицы измерения или ассортимент — приводят к спорам при приемке.
• Отсутствие порядка приёмки и сроков рекламаций — теряются доказательства по времени и содержанию претензий.
• Подписи неуполномоченных лиц — риск оспаривания подписанного документа.

Кратко

• Можно ли в спецификации прописать толеранс? Да, если стороны согласовали. Толеранс облегчает логистику, но должен быть чётко прописан.
• Можно ли предусмотреть в спецификации гарантию? Да — если это не противоречит основному договору. Лучше перенести ключевые гарантии в основной текст и уточнить в спецификации.
• Как менять спецификацию? Через допсоглашение или подписанием новой спецификации — важно согласовать порядок между сторонами.

Скачать готовый бланк спецификации