Паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда

Паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда – документ, содержащий информацию относительно всех документов, имеющих принадлежность к отраслевому фонду.

Информация, отображенная в данном документе:

• наименование и адрес получателя документа;
• наименование, а так же адрес отчитывающейся организации, включая ее форму собственности;
• наименование отраслевого фонда;
• сведения о хранилищах: количество хранилищ, их площадь, а так же степень загруженности;
• сведения относительно документов: количество единиц хранения, их крайние даты, объем записанной информации, выраженный в Мбайтах;
• сведения об условиях хранения документов: наличие хранилищ, информация о стеллажах, шкафах, имеется ли отопление, охрана и пожарная сигнализация, какой температурно-влажностный режим в читальном зале и архиве организации и т.д.

При фиксировании информации о наличие документов следует иметь в виду, что в обязательном порядке указывается количество подлинников документов (негативов и позитивов при отсутствии негативов) не учитывая копии и отпечатанные позитивы. Паспорт требует подписи руководителя архива или лица его временно замещающего, а так же непосредственного руководителя предприятия с обязательной расшифровкой подписей всех заинтересованных лиц.