Журнал учета выданных доверенностей. Форма М-3

При получении ТМЦ у поставщика, представителю компании выдается доверенность установленной формы. Регистрация всех выданных доверенностей производится в специальном журнале. Организация разрабатывает и утверждает внутренними документами порядок учета, оформления и регистрации доверенностей.

Существует типовая форма журнала учета выданных доверенностей (форма М-3). В журнале указываются все сведения и реквизиты о выданных доверенностях представителям предприятия. Данный журнал ведется, как правило, работниками бухгалтерии или юридического отдела. Страницы журнала в обязательном порядке должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью организации и подписаны руководителем и главным бухгалтером.  

На первой странице журнала записывается наименование предприятия, его код ОКПО и период, за который регистрируются доверенности. Последующие страницы журнала предназначены непосредственно для ведения учета. При заполнении формы необходимо указать номер доверенности, дату ее выдачи, срок действия. Вписать должность и фамилию сотрудника, которому была выдана доверенность. В специальной графе указывается фирма - поставщик, у которой были получены материальные ценности, а также дата и номер первичного документа (счета, наряда, договора, контракта и пр.). В седьмой графе таблицы ставится подпись лица, получившего данную доверенность. Последняя графа предназначена для внесения даты и номера документа, подтверждающего выполнения поручения по доверенности (накладной или акта). В том случае, если данная доверенность по каким-либо причинам не была использована, то в последней колонке делается отметка о возврате.

Возвращенные доверенности гасятся надписью "неиспользованная" и подлежат хранению в сроки, установленные нормативно-правовыми актами. Журнал учета выданных доверенностей хранится на предприятии в течение 5 лет.