Правильное оформление служебной командировки — обязанность работодателя и важная часть кадрового делопроизводства. Ошибки в документах могут привести к спорам с работником, отказу в возмещении расходов и претензиям со стороны проверяющих органов. Разберем пошагово, какие документы необходимо оформить при направлении работника в командировку, когда требуется командировочное удостоверение и как отразить командировку в учете.
Оглавление
- Какие документы необходимо оформить при направлении работника в командировку
- Нужно ли оформлять служебное задание и командировочное удостоверение
- Как издать приказ о направлении в служебную командировку
- Как оформить командировку руководителя организации
- Нужно ли вести журнал учета командировок
- Как отразить командировку в табеле учета рабочего времени
- Как учитывать командировку совместителя
Какие документы необходимо оформить при направлении работника в командировку
Основанием для направления работника в служебную командировку является письменное распоряжение работодателя. Как правило, оно оформляется в виде приказа о направлении в командировку.
Трудовое законодательство не устанавливает закрытый перечень документов, которые должны оформляться при командировании работника. Обязательным является именно решение работодателя о направлении в командировку, зафиксированное в письменной форме.
Дополнительные документы могут быть предусмотрены локальными нормативными актами организации. Например, работодатель вправе закрепить обязанность оформлять служебное задание, командировочное удостоверение или отчет о выполнении задания в командировке.
Нужно ли составлять служебное задание и оформлять командировочное удостоверение
По общему правилу Трудовой кодекс РФ и Положение о служебных командировках не требуют обязательного оформления:
- служебного задания на командировку;
- командировочного удостоверения;
- отчета о выполнении задания в командировке.
Однако работодатель вправе установить такую обязанность самостоятельно — путем закрепления соответствующих требований в локальных нормативных актах. В этом случае указанные документы становятся обязательными для применения.
Для оформления командировочного удостоверения может использоваться унифицированная форма Т-10. Данный документ подтверждает период нахождения работника в командировке и часто применяется для внутреннего контроля и учета.
На практике удобнее использовать готовый бланк, адаптированный под действующие требования. Вы можете скачать и заполнить командировочное удостоверение по форме Т-10 — он подходит для большинства организаций и ИП.
Срок представления отчета о выполнении служебного задания законодательно не установлен. Работодатель вправе определить его самостоятельно в локальных документах.
Как издать приказ о направлении в служебную командировку
Для направления работника в командировку издайте письменное распоряжение. На практике это оформляется приказом о направлении в служебную командировку.
Работодатель может использовать:
- унифицированную форму Т-9 — при направлении одного работника;
- форму Т-9а — при направлении нескольких работников;
- самостоятельно разработанный приказ.
В приказе целесообразно указать:
- наименование работодателя;
- Ф.И.О. и должность работника;
- место командировки;
- срок командировки;
- цель поездки.
При использовании служебного или личного транспорта соответствующее решение работодателя также рекомендуется зафиксировать письменно — например, в тексте приказа.
Приказ подписывается уполномоченным лицом и доводится до сведения работника под подпись. Это важно, поскольку при отсутствии подтверждения ознакомления работника с приказом могут возникнуть трудовые споры.
Срок хранения приказов о командировках
Приказы о направлении в служебные командировки подлежат хранению не менее пяти лет. Если командировка связана с вредными или опасными условиями труда, срок хранения может составлять 50 или 75 лет в зависимости от даты завершения делопроизводства.
Как оформить командировку руководителя организации
Командировка руководителя организации оформляется по тем же правилам, что и командировка любого другого работника.
Особенность заключается лишь в том, кто подписывает командировочные документы. Это может быть:
- сам руководитель организации;
- лицо, которому переданы соответствующие полномочия.
Нужно ли вести журнал учета командировок
Ведение журнала учета работников, выбывающих в командировки, не является обязательным требованием.
Однако работодатель вправе предусмотреть такую форму учета в локальных нормативных актах. В этом случае журнал ведется в порядке, установленном внутренними документами организации.
Как отразить командировку в табеле учета рабочего времени
Работодатель обязан вести учет фактически отработанного времени каждого работника, включая период командировки.
При заполнении табеля учета рабочего времени дни командировки отмечаются:
- буквенным кодом «К»;
- или цифровым кодом «06».
Продолжительность рабочего времени в эти дни не указывается. Основанием для заполнения табеля служит приказ о направлении в командировку.
Как отразить командировку совместителя
Если работник направлен в командировку по основному месту работы, у работодателя по совместительству возможны разные варианты учета.
На практике применяются две позиции:
- оформление отпуска без сохранения заработной платы на период командировки;
- использование специального кода отсутствия, установленного работодателем.
Конкретный порядок рекомендуется заранее урегулировать с работником и закрепить во внутренних документах, чтобы избежать споров.
Таким образом, оформление командировки работника требует внимательного подхода к документам и внутренним правилам организации. Использование готовых бланков позволяет сократить время на оформление и снизить риск ошибок.