Книга выдачи дел из хранилища

Книга выдачи дел из хранилища – документ, применяющийся при необходимости провести регистрацию единиц хранения, которые были выданы на руки лицам из архива организации для ознакомления.

Документ необходим для ведения учета всех выданных документов из государственного, ведомственного, а так же внутреннего архива того или иного предприятия. Посредством данной книги можно наблюдать за движением дел внутри архива и их сохранностью.

Информация, которая должна быть отображена в данном документе:

• период, за который книга составляется;
• дата выдачи конкретного документа из архива предприятия;
• номер фонда, а так же номер описи;
• регистрационные номера единиц хранения;
• лицо, которому были выданы интересующие единицы хранения;
• подпись лица, подтверждающее получение документов;
• дата возврата единицы хранения;
• подпись лица, подтверждающая возврат единицы хранения;
• какие-либо примечания, касающиеся дел, выданных из архива предприятия.

В книге выдачи дел из хранилища следует отобразить итоговое количество дел, которые были выданы за отчетный год (как цифрами, так и прописью). После внесения всех необходимых данных книга требует отображение наименования должности работника, который составил итоговую запись с обязательной расшифровкой его подписи.