Документы по учету ГСМ в сельскохозяйственных организациях
Методические рекомендации по бухгалтерскому учету горюче-смазочных материалов в сельскохозяйственных организациях. Утверждены Минсельхозом РФ 16.05.2005.
Методические рекомендации разработаны в соответствии с требованиями Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" (ПБУ 5/01), утвержденного Приказом Министерства финансов РФ от 9 июня 2001 г. N 44н, Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Министерства финансов РФ от 28 декабря 2001 г. N 119н, Методических рекомендаций по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности агропромышленных организаций, утвержденных Приказом Министерства сельского хозяйства Российской Федерации от 13 июня 2001 года N 654, и Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов в сельскохозяйственных организациях, утвержденных Приказом Министерства сельского хозяйства Российской Федерации от 31 января 2003 года N 26.
Настоящие Методические рекомендации определяют основные положения и порядок получения, хранения, выдачи, расходования и учета горюче-смазочных материалов, а также особенности их учета, приобретенных на автозаправочных станциях за наличный расчет и по талонам.
Методические рекомендации предназначены для всех сельскохозяйственных организаций независимо от форм собственности и вида деятельности, эксплуатирующих собственный или арендованный подвижной состав автомобильного транспорта, сельскохозяйственные машины и механизмы.
На основе настоящих Методических рекомендаций сельскохозяйственные организации могут разрабатывать внутренние положения, инструкции, иные организационно-распорядительные документы, необходимые для надлежащей организации учета и контроля использования горюче-смазочных материалов. В указанных документах могут устанавливаться:
- специфичные формы первичных документов по приему, отпуску (расходованию) и перемещению горюче-смазочных материалов и порядок их оформления (составления), а также правила документооборота;
- перечень должностных лиц подразделений, которым доверено приобретение, получение и отпуск горюче-смазочных материалов;
- порядок осуществления контроля за экономным и рациональным расходованием (использованием) горюче-смазочных материалов в производстве и обращении, правильным ведением учета, достоверностью отчетов об их расходовании.
К горюче-смазочным материалам (ГСМ) как особому виду производственных запасов относятся топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки), специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).
Основными задачами учета ГСМ в сельскохозяйственных организациях являются:
- своевременное и полное оприходование указанных материалов;
- формирование фактической себестоимости приобретенных ГСМ;
- правильное и своевременное документальное оформление операций и обеспечение достоверных данных по приобретению, поступлению и отпуску ГСМ;
- разработка обоснованных учетных цен на указанные материалы, своевременное отражение отклонений плановой себестоимости от фактической (калькуляционных разниц) и их отражение в бухгалтерском учете;
- систематический контроль сохранности ГСМ по материально ответственным лицам, в местах хранения и на всех этапах их движения;
- контроль соблюдения установленных организацией норм запасов, ГСМ, обеспечивающих бесперебойный выпуск продукции, выполнение работ и оказание услуг;
- своевременное выявление ненужных и излишних запасов ГСМ с целью возможной продажи или выявления иных возможностей вовлечения их в оборот;
- контроль использования ГСМ по целевому назначению;
- своевременное получение точной информации об остатках ГСМ в местах хранения и периодическая сверка с данными бухгалтерского учета;
- инструктаж материально ответственных лиц и других работников о порядке оформления первичных учетных документов, о правилах хранения и учета ГСМ;
- контроль за своевременным и правильным ведением складского учета ГСМ;
- проведение анализа эффективности использования ГСМ.
Основные требования, предъявляемые к бухгалтерскому учету ГСМ:
- сплошное, непрерывное и полное отражение движения (прихода, расхода, перемещения) и наличия ГСМ;
- учет количества, качества и оценка ГСМ;
- оперативность (своевременность) и достоверность учета ГСМ;
- соответствие данных складского учета данным оперативного учета движения ГСМ в подразделениях организации, данным синтетического и аналитического учета на начало каждого месяца (по оборотам и остаткам).
Учетные документы:
- Ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов (ГСМ)
- Накладная на отпуск талонов на ГСМ
- Ведомость учета возврата талонов на ГСМ
- Книга учета горюче-смазочных материалов и талонов
- Отчет о движении горюче-смазочных материалов
- Карточка учета расхода ГСМ автомобилем
- Лицевая карточка водителя
- Ведомость учета расходования горюче-смазочных материалов на техническое обслуживание и ремонт транспортных средств, машин и механизмов
- Книга учета движения талонов на складе
- Отчет о движении талонов
- Акт контрольного замера нормы расхода топлива