Для ведения путевых листов грузового автотранспорта в организациях и у индивидуальных предпринимателей в 2019 и 2020 годах применяются следующие формы:
- Форма 4-С – применяется при перевозках грузов с применением оплаты работы автотранспорта по сдельным расценкам. Утверждена постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78.
- Форма 4-П – применяется при перевозках грузов по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня либо смены водителя. Так же утверждена постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78.
- Форма 4-М – применяется при перевозках грузов в междугородних перевозках. Утверждена инструкцией Минфина СССР N 156 от 30.11.1983.
- Форма ПГ-1 – применяется при перевозках грузов индивидуальными предпринимателями. Утверждена приказом Минтранса РФ от 30.06.2000 N 68.
Важно отметить, что сейчас нет обязательной формы путевого листа грузового автомобиля, и все вышеперечисленные приказы и инструкции отменены и носят лишь рекомендательный характер. Но при этом есть обязательные реквизиты, которые должны быть в форме путевого листа.
Обязательные реквизиты путевых листов
Путевой лист - документ, который нужен для учета и контроля работы транспортного средства и водителя, согласно пункта 14 статьи 2 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ.
Формы путевых листов, обязательной к применению, нет. Организация или предприниматель может разработать бланки самостоятельно или взять за основу унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. Используемые формы путевых листов, неоходимо закрепить в учетной политике.
В путевом листе должны быть обязательные реквизиты, установленные:
- Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 - дают право на допуск транспортного средства к эксплуатации (ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ);
- ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ - дают право принять путевой лист к учету.
Разместите в путевом листе обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ:
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
- подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Помимо этого, укажите в нем обязательные реквизиты, утвержденные Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (редакция от 21.12.2018):
- наименование и номер путевого листа;
- сведения о сроке действия путевого листа;
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
- сведения о транспортном средстве;
- сведения о водителе.
В путевом листе можно разместить дополнительные реквизиты, которые отражают особенности вашей деятельности (п. 8 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов).
Если за основу путевого листа организация примет формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, то их необходимо дополнить их всеми Обязательными реквизитами, предусмотренными Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (редакция от 21.12.2018).
Письмо Минтранса России от 14.05.2019 N ДЗ/10239-ис "О заполнении путевых листов". Перечисляет все обязательные реквизиты путевых листов в том числе и для грузовых автомобилей:
Срок действия путевого листа
Периодичность выписки путевого листа для грузового автомобиля:
- на один рабочий день, если водитель совершает один или несколько рейсов в течение смены (рабочего дня). В этом случае укажите дату (число, месяц, год);
- на срок, соответствующий длительности рейса, если он превышает продолжительность смены (рабочего дня). В путевом листе укажите даты (число, месяц, год) начала и окончания рейса.
Согласно разъяснениям Минтранса России путевой лист можно оформить одним из двух способов:
- создать новый путевой лист;
- дополнить ранее созданный путевой лист обязательными реквизитами с показаниями одометра, датами и временем очередных выезда и заезда транспортного средства, проведения контроля его технического состояния и медицинских осмотров. При этом важно, чтобы все остальные реквизиты были неизменными.
Из этих разъяснений следует, что при выборе второго способа путевой лист может действовать больше одного дня и в том случае, если выполняется не один рейс.
Сведения о владельце грузового автомобиля
Шапка путевого листа должна содержать следующие сведения о собственнике (владельце) транспортного средства:
- наименование;
- организационно-правовая форма;
- местонахождение;
- номер телефона;
- ОГРН.
Сведения о транспортном средстве
Данные о транспортном средстве должны содержать следующую информацию:
- тип транспортного средства – грузовой автомобиль и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом или полуприцепом - модель прицепа (полуприцепа);
- государственный регистрационный знак автомобиля, прицепа (полуприцепа);
- показания одометра (полные километры пробега) при выезде с парковки, на которой стоит транспортное средство, по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя;
- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку;
- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством РФ).
Сведения о водителе в путевом листе
Данные о водителе, который будет осуществлять рейс, должна включать:
- фамилию, имя, отчество водителя;
- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
Порядок заполнения путевого листа грузового автомобиля
Порядок заполнения и хранения путевых листов приведен в перечне обязательных реквизитов и порядок заполнения путевых листов.
На каждое транспортное средство, которое вы эксплуатируете, оформите один путевой лист. Если одно транспортное средство используется посменно разными водителями, можно оформить несколько путевых листов - раздельно на каждого водителя. Согласно разъяснениям Минтранса России в письме от 04.04.2019 один путевой лист можно выписать на нескольких водителей, если есть отметки о предрейсовом (послерейсовом) медосмотре каждого из них.
В наименовании путевого листа укажите порядковый номер и тип транспортного средства.
По общему правилу при выезде транспортного средства с парковки и заезде на нее нужно проставить дату, время и показания одометра. Уполномоченное лицо, которое будет это делать, назначается решением руководителя организации.
Если на транспортное средство выписано несколько путевых листов (на каждого водителя), то в путевом листе:
- водителя, который первым выезжает с парковки, укажите дату, время и показания одометра при выезде;
- водителя, который последним заезжает на парковку, укажите дату, время и показания одометра при заезде.
Медицинский работник, делает в путевом листе отметки об осмотре водителей по результатам предрейсового и послерейсового осмотров. По результатам предрейсового медосмотра он ставит штамп "прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен", послерейсового – "прошел послерейсовый медицинский осмотр".
Согласно информации Минтранса России, если длительность рейса составляет более одного дня, то отметки о предрейсовом и послерейсовом медосмотрах ставятся соответственно перед рейсом и после него. Если водитель совершает один рейс и более в течение рабочего дня, то такие отметки ставятся перед первым рейсом и после последнего рейса.
Контролер в большинстве случаев делает отметку о техническом состоянии транспортного средства перед началом эксплуатации (п. 16.1 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов).
Если технический контроль успешно пройден, ставится отметка "контроль технического состояния транспортного средства пройден".
Для большинства случаев законодательство не устанавливает, в какой последовательности при оформлении путевого листа нужно проводить предрейсовый медосмотр и предрейсовый или предсменный технический контроль. Соответственно, они могут проводиться в произвольной очередности.
Оформленные путевые листы регистрируются в журнале учета движения путевых листов и хранятся не менее пяти лет.