Заверительная наклейка «Прошито и пронумеровано» используется для защиты многостраничных документов от подделок и утраты листов. Она обязательна во многих случаях — при подаче документов в налоговый орган, Банк России, а также при передаче дел на архивное хранение. В этой статье разберём, как правильно оформить наклейку, какие требования предъявляют ведомства и на что обратить внимание при прошивке документов.
На нашем сайте вы можете скачать готовую форму заверительной наклейки «Прошито и пронумеровано» — распечатайте и используйте в работе.
Зачем нужна заверительная наклейка
Прошивка и скрепление документов обеспечивает их сохранность при передаче в контролирующие и государственные органы. Для документов, содержащих более одного листа, принято:
-
прошивать прочной нитью,
-
выводить концы на оборотную сторону последнего листа,
-
наклеивать заверительную наклейку со сведениями о количестве листов и подписью ответственного лица.
Единых общих требований к наклейке законодательство не устанавливает, но отраслевые нормы содержат чёткие рекомендации.
Требования к оформлению наклейки в разных ведомствах
1. Представление документов в налоговый орган (ФНС)
ФНС регламентирует порядок прошивки в Приложении №18 к Приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@. Основные требования:
-
один том — не более 150 листов;
-
сплошная нумерация арабскими цифрами;
-
прошивка должна обеспечивать свободное чтение и копирование документов;
-
нить должна быть прочной и надёжной;
-
на оборотной стороне последнего листа наклеивается заверительная наклейка.
На наклейке обязательно указывают:
-
должность лица, заверившего документы;
-
фамилию и инициалы;
-
личную подпись (частично на наклейке);
-
количество листов цифрами и прописью;
-
дату оформления.
Печать теперь не требуется.
Важно: прошивать устав для госрегистрации юрлица не нужно (Приказ ФНС от 31.08.2020 № ЕД-7-14/617@).
2. Представление документов в Банк России
Требования указаны в Инструкции Банка России № 135-И.
Документы должны быть:
-
пронумерованы,
-
прошиты,
-
скреплены заверительной надписью на последнем листе.
На наклейке указывают:
-
количество листов (цифрами и прописью),
-
Ф.И.О. составителя,
-
его должность,
-
дату,
-
подпись.
Подпись обязательна к заверению печатью кредитной организации.
3. Передача документов в архив
Закон № 125-ФЗ и архивные Правила № 24 и № 77 регулируют порядок подготовки дел:
Требования к брошюровке:
-
прошивка крепкой нитью;
-
текст должен читаться полностью;
-
отступ от линии подшивки — не менее 2 см;
-
металлические скрепки удаляются.
К каждому делу создаётся лист-заверитель, содержащий:
количество листов, литерные номера, пропуски, подпись работника архива и дату.
Организация вправе разработать собственные правила прошивки и оформления наклейки, закрепив их во внутренней инструкции.
Какие сведения включает заверительная наклейка
Стандартная наклейка «Прошито и пронумеровано» должна содержать:
-
количество листов — цифрами и прописью;
-
должность уполномоченного лица;
-
Ф.И.О. полностью;
-
подпись, частично заходящую на наклейку;
-
дату оформления;
-
при наличии печати — фразу «Скреплено печатью» и сам оттиск.
Эти данные подтверждают, что документ прошит корректно и листы не могут быть подменены.
Где скачать готовую наклейку «Прошито и пронумеровано»
Чтобы упростить подготовку документов, на нашем сайте размещена готовая форма заверительной наклейки. Вы можете:
-
скачать шаблон в удобном формате,
-
распечатать,
-
заполнить от руки или в электронном виде.
Это экономит время и позволяет всегда иметь под рукой корректный вариант, соответствующий требованиям различных ведомств.