В современной практике внутренние коммуникации всё чаще происходят через электронную почту, системы электронного документооборота и корпоративные мессенджеры. Это вызывает вопрос — считаются ли такие сообщения служебными или объяснительными записками и имеют ли они юридическую силу.
На этой странице разобрано, когда допустимо использовать электронные каналы, в каких случаях требуется письменная форма и какие риски связаны с использованием мессенджеров.
Меняет ли канал тип записки
Канал передачи информации не меняет вид документа. Служебная, докладная или объяснительная определяются целью и правовым контекстом, а не способом отправки.
Однако выбор канала влияет на статус документа, его доказательность и допустимость в спорных ситуациях.
Корпоративная электронная почта
Во многих организациях служебные и докладные записки допускается направлять по корпоративной электронной почте.
Как правило, электронная почта:
- подходит для служебных и докладных записок;
- может использоваться для объяснительных, если это предусмотрено регламентами;
- часто признаётся доказательством при внутренних проверках.
Допустимость использования email зависит от внутренних правил организации и сложившейся практики.
Системы электронного документооборота
Системы электронного документооборота (СЭД) используются для оформления и согласования внутренних документов в электронной форме.
В таких системах:
- записка оформляется как электронный документ;
- фиксируются автор, дата и маршрут согласования;
- документ хранится и может быть использован как доказательство.
Во многих организациях документы, оформленные в СЭД, приравниваются к письменной форме.
Внутренние мессенджеры
Корпоративные мессенджеры используются для оперативного общения, но сообщения в них не всегда признаются официальными документами.
Как правило, мессенджеры:
- подходят для уведомлений и уточнений;
- не заменяют объяснительную записку;
- требуют последующего оформления документа;
- имеют ограниченную доказательственную силу.
Когда требуется именно письменная форма
Письменная форма (бумажная или электронная в СЭД) обычно требуется:
- при дисциплинарных процедурах;
- при служебных проверках;
- в конфликтных и спорных ситуациях;
- когда документ подлежит хранению.
Основные риски использования мессенджеров
- отсутствие официальной регистрации;
- сложность подтверждения авторства;
- возможность утраты сообщений;
- ограниченная юридическая сила.
Поэтому сообщения в мессенджерах часто рассматриваются как предварительная коммуникация, а не как полноценный документ.