Доверенность на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) оформляют в ситуациях, когда товары, материалы или иное имущество получает не руководитель организации лично, а уполномоченный представитель. Такой документ подтверждает полномочия лица и позволяет поставщику убедиться, что передача ценностей осуществляется законно и надлежащему получателю.
На практике чаще всего используют типовые межотраслевые формы М-2 и М-2а, однако законодательство допускает и оформление доверенности в произвольной форме. Ниже — подробный разбор, как правильно выдать доверенность на получение ТМЦ, в каких случаях она обязательна и какую форму выбрать.
Обязательно ли оформлять доверенность на получение ТМЦ
При получении товаров и иных материальных ценностей на складе поставщика, в месте прибытия груза или у транспортной компании доверенность, как правило, необходима. Это связано с тем, что передающая сторона должна убедиться, что исполняет обязательство перед уполномоченным лицом. Полномочия представителя подтверждаются именно доверенностью.
Без доверенности получить товар может только руководитель организации либо иное лицо, сведения о котором содержатся в учредительных документах и ЕГРЮЛ. В таком случае полномочия подтверждаются выпиской из реестра.
Если материальные ценности передаются на территории покупателя (например, при доставке), доверенность обычно не требуется — полномочия принимающего сотрудника следуют из обстановки. При покупке товаров в розничной торговле доверенность также не является обязательной, однако ее наличие позволяет оформить документы на организацию и снизить налоговые риски.
Кому можно выдать доверенность на получение материальных ценностей
Доверенность на получение ТМЦ можно выдать как сотруднику организации, так и любому иному физическому лицу. Наличие трудовых или гражданско-правовых отношений между доверителем и представителем не является обязательным.
Это означает, что доверенным лицом может быть, например, сторонний экспедитор или представитель контрагента, если организация сочтет это целесообразным.
Срок действия доверенности на получение ТМЦ
Доверенность действует с даты ее выдачи в течение срока, указанного в документе. Если срок не указан, она считается выданной на один год. Максимальный срок действия законом не ограничен.
На практике доверенности по формам М-2 и М-2а чаще всего оформляют на срок до одного месяца, однако при регулярных поставках допустимо устанавливать более длительный период действия.
Какую форму доверенности выбрать
Для получения товаров и иных материальных ценностей можно использовать:
- типовую форму М-2 — при разовом получении ТМЦ;
- типовую форму М-2а — при регулярном, периодическом получении ценностей у одного поставщика;
- доверенность в произвольной письменной форме.
Формы М-2 и М-2а утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а и широко применяются в бухгалтерской и складской практике.
Для разового получения товаров используется доверенность на получение товара по форме М-2. При регулярных поставках целесообразно оформить доверенность на получение ТМЦ по форме М-2а.
Обязательные реквизиты доверенности
Независимо от формы доверенность на получение ТМЦ должна содержать следующие сведения:
- дату выдачи (без нее доверенность недействительна);
- сведения о доверителе — наименование организации, ИНН, ОГРН;
- Ф.И.О. и паспортные данные доверенного лица;
- четкое описание полномочий (какие ценности и у какого контрагента можно получить);
- подпись лица, выдавшего доверенность.
Подпись доверенного лица и печать организации не являются обязательными, если иное не установлено внутренними правилами или договором с контрагентом. Нотариальное удостоверение для доверенности на получение ТМЦ не требуется.
Порядок заполнения форм М-2 и М-2а
При оформлении доверенности по формам М-2 и М-2а на лицевой стороне указывают:
- наименование и реквизиты организации;
- дату выдачи и срок действия доверенности;
- данные доверенного лица;
- наименование поставщика;
- документ-основание получения ТМЦ (договор, счет, заказ).
На оборотной стороне перечисляют наименования и количество материальных ценностей, которые подлежат получению. Если доверенность выдана под конкретный расчетный документ, этот перечень можно не заполнять.
В форме М-2 дополнительно оформляется корешок доверенности. В форме М-2а получение и возврат доверенности фиксируются в журнале учета.
Кто подписывает доверенность на получение ТМЦ
Доверенность подписывает руководитель организации либо иное лицо, уполномоченное законом или учредительными документами. Подпись главного бухгалтера не является обязательной.
Учет выданных доверенностей
Доверенности по форме М-2а подлежат обязательному учету в специальном журнале. Унифицированной формы такого журнала нет — его разрабатывают самостоятельно и утверждают приказом руководителя.
Как правило, в журнале отражают:
- номер и дату доверенности;
- срок ее действия;
- Ф.И.О. и должность доверенного лица;
- контрагента;
- отметку о выполнении поручения.
Корешки доверенностей по форме М-2 и журналы учета доверенностей рекомендуется хранить не менее пяти лет.
Правильно оформленная доверенность на получение ТМЦ снижает риски споров с поставщиками, упрощает документооборот и обеспечивает юридическую чистоту операций с материальными ценностями.