Журнал учета миграций и перезаписей электронных документов

Журнал учета миграций и перезаписей электронных документов – документ, применение которого необходимо в случае ведения учета движения электронных документов на предприятии, а так же их перезаписи в случае необходимости.

Информация, которая должна быть отображена в данном документе:

• дата процедуры перезаписи документа или же его миграции;
• информация об исходных данных (номер единицы хранения, формат единицы хранения, объем выраженный в Мбайтах, продолжительность звучания);
• информация о новых данных (номер документа, формат единицы хранения, а так же объем выраженных в Мбайтах);
• номер акта миграции и перезаписи единицы хранения;
• подпись лица, который внес запись.

В Журнале миграций и перезаписей электронных документов необходимо отобразить итоговое количество документов, а так же их общее количество Мбайтов, которые мигрировали или же подвергались перезаписи, а так же год, за который журнал заполняется. Итоговые данные должны быть отображены как цифрами, так и прописью. Журнал требует отображение должности уполномоченного лица, заполняющего документ и его подпись. Кроме этого документ подписывается заведующим архивом организации с обязательной расшифровкой подписи и требует проставления даты составления данного учетного документа.