Служебная, докладная и объяснительная записки часто путают между собой, поскольку все они используются во внутренней документации организации. Однако это разные документы, применяемые в разных ситуациях и имеющие разные последствия.
На этой странице разобрано, в чём принципиальные отличия служебной, докладной и объяснительной записок, и когда используется каждый из этих документов.
Почему важно различать виды записок
Выбор неправильного вида записки может привести к тому, что:
- документ не будет принят или зарегистрирован;
- информация будет расценена не в том контексте;
- у сотрудника возникнут неблагоприятные последствия;
- ситуация будет оформлена формально неверно.
Поэтому при подготовке записки важно исходить не из формулировки проблемы, а из цели документа и правового контекста.
Служебная записка
Служебная записка используется для рабочей и организационной коммуникации. Она применяется, когда требуется проинформировать, предложить или обозначить необходимость действий.
Характерные признаки служебной записки:
- инициируется сотрудником или подразделением;
- не связана с дисциплинарной ответственностью;
- используется для текущих рабочих вопросов;
- может передаваться по различным каналам в зависимости от регламентов.
Докладная записка
Докладная записка применяется для доклада руководству о значимых фактах, событиях, нарушениях или результатах деятельности, которые требуют управленческого решения.
Характерные признаки докладной записки:
- адресуется руководителю или вышестоящему должностному лицу;
- фиксирует факты, а не просьбы или объяснения;
- может использоваться в проверках и разбирательствах;
- имеет более формальный статус, чем служебная.
Объяснительная записка
Объяснительная записка составляется работником по требованию работодателя для объяснения конкретных обстоятельств, связанных с трудовой дисциплиной или исполнением обязанностей.
Характерные признаки объяснительной записки:
- пишется не по инициативе, а по запросу;
- связана с возможными дисциплинарными мерами;
- имеет правовое значение в рамках трудовых отношений;
- оформляется в письменной или установленной электронной форме.
Ключевые отличия между видами записок
| Критерий | Служебная | Докладная | Объяснительная |
|---|---|---|---|
| Цель | Информировать / предложить | Доложить о фактах | Объяснить обстоятельства |
| Инициатор | Сотрудник | Сотрудник или подразделение | Работодатель |
| Последствия | Организационные | Управленческие | Дисциплинарные |
| Характер | Рабочий | Формальный | Обязательный |
Типичные ошибки при выборе записки
- использование служебной записки вместо объяснительной;
- попытка оформить дисциплинарную ситуацию через докладную;
- неверный выбор документа из-за схожего названия;
- ориентация на форму, а не на цель документа.