Пояснительная записка
Пояснительная записка — это документ, используемый для пояснения содержания, данных или расчётов, указанных в других документах организации. Она не связана с дисциплинарной ответственностью и не используется для объяснения нарушений.
Что такое пояснительная записка
Пояснительная записка составляется в дополнение к основному документу и служит для разъяснения его отдельных положений, показателей или выводов.
Такой документ применяется, когда без дополнительных пояснений содержание отчёта, расчёта или плана может быть истолковано неверно.
Для чего используется пояснительная записка
Пояснительная записка используется, когда необходимо:
- разъяснить данные отчёта или расчёта;
- пояснить отдельные показатели или отклонения;
- раскрыть методику расчётов;
- дать комментарии к планам и результатам;
- сопроводить документацию пояснениями.
Пояснительная записка не используется для объяснения нарушений или оправдания действий.
Чем пояснительная записка отличается от других записок
- От объяснительной записки — тем, что не связана с дисциплинарным контекстом и не составляется по требованию работодателя.
- От служебной записки — тем, что не используется для рабочей коммуникации, а служит дополнением к основному документу.
- От докладной записки — тем, что не предназначена для доклада руководству о фактах или событиях.
В каких случаях используется пояснительная записка
Пояснительные записки применяются, например:
- к бухгалтерской и финансовой отчётности;
- к расчётам и сметам;
- к планам и аналитическим материалам;
- к проектной и технической документации;
- к статистическим и управленческим отчётам.
Основные элементы пояснительной записки
В пояснительной записке, как правило, указываются:
- наименование организации;
- ссылка на основной документ;
- наименование документа — «Пояснительная записка»;
- дата составления;
- пояснения и комментарии к данным;
- должность и подпись составителя.
Состав реквизитов может устанавливаться внутренними правилами организации.
Каналы передачи пояснительной записки
Пояснительные записки могут передаваться:
- в бумажной форме;
- через системы электронного документооборота;
- в составе электронных отчётов и файлов.