Отметка о заверении копии

Отметка о заверении копии — это служебная надпись, которая подтверждает, что копия документа полностью соответствует его подлиннику. Такая отметка проставляется непосредственно на копии документа и используется при её представлении в другие организации, государственные органы, суды, банки, работодателям или контрагентам.

Назначение отметки о заверении копии

Основная задача отметки — придать копии документа официальный статус. Она заменяет предъявление оригинала в тех случаях, когда подлинник должен оставаться у владельца документа, но при этом требуется подтверждение достоверности копии.

Отметка о заверении копии функционально близка к формулировке «прошито и скреплено», однако применяется иначе: она не оформляется на отдельном листе или ярлыке, а размещается прямо на копии документа, как правило — на последнем листе.

В каких случаях используется отметка

Отметка о заверении копии применяется при заверении копий различных документов, в том числе:

• трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним;
• доверенностей;
• приказов, справок, заявлений;
• трудовых книжек и выписок из них;
• договоров гражданско-правового характера;
• иных внутренних и внешних документов организации.

Кто вправе заверять копии

Заверять копии документов вправе руководитель организации или уполномоченное им лицо. Полномочия могут быть закреплены приказом, должностной инструкцией или иным локальным нормативным актом. В отдельных случаях копию может заверять сам доверитель, представитель или третье лицо, если это допустимо для конкретного документа.

Содержание отметки о заверении копии

Классическая отметка о заверении копии включает следующие элементы:

• слово «Верно» или аналогичную формулировку («Копия верна»);
• должность лица, заверяющего копию;
• собственноручную подпись;
• расшифровку подписи (инициалы и фамилию);
• дату заверения.

Дополнительные сведения для внешнего представления

Если копия документа предназначена для передачи в другую организацию, часто дополнительно указывается место хранения подлинника — например, наименование организации и реквизиты дела. Также может проставляться печать организации, если она используется в деятельности.

Где размещается отметка

Отметка о заверении копии, как правило, размещается:

• на последнем листе копии документа;
• ниже текста документа или подписей;
• на свободном месте, позволяющем однозначно прочитать надпись.

Если копия состоит из нескольких листов и не прошивается, отметка может проставляться на каждом листе. При прошивке всех страниц достаточно одной отметки на последнем листе.

Использование штампа

Для оформления отметки о заверении копии допускается использование специального штампа. Штамп может содержать слово «Верно», должность, фамилию и инициалы, а также место для подписи и даты. Даже при использовании штампа подпись заверяющего лица остаётся обязательной.

Практическое значение

Отметка о заверении копии позволяет избежать предъявления оригиналов, снижает риск их утраты и упрощает документооборот. Правильно оформленная заверительная надпись повышает доверие к документу и снижает вероятность отказа в его приёме.

Итог

Отметка о заверении копии — это универсальный и официально признанный способ подтверждения подлинности копий документов. Она применяется в кадровой, юридической и административной практике и может оформляться как вручную, так и с использованием штампа, включая шаблоны с рамкой и фиксированным текстом.