Опись особо ценных дел

Опись особо ценных дел – документ, содержащий в себе перечень особо важных дел, позволяющий надлежащим образом вести их учет, а так же посредством использования данной описи существует возможность ускоренного поиска необходимого документа.

Опись особо ценных дел составляется на каждый фонд по мере выявления таких дел. Опись может составляться на дела одной описи фонда или сразу нескольких, в зависимости от количества соответствующих особо ценных дел. Следует иметь в виду, что нумерация дел здесь может вестись до любого четырехзначного числа в случае договоренности с соответствующим государственным архивом. После этого опись считается законченной и соответственно - заводится новая опись. К описи в обязательном порядке составляется титульный лист. Особенностью фиксирования особо ценных дел в описи является отображение отметки «ОЦ» напротив каждого такого дела.

Обязательное количество экземпляров документа – четыре. При передаче документов на государственное хранение три экземпляра данной описи передаются в соответствующий государственный архив. В случае, если организация имеет собственный архив достаточно составления одного экземпляра данного документа. Опись подписывается руководителем архива (или же иным уполномоченным должностным лицом) с обязательной расшифровкой их подписей.