Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения

Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения – документ, представляющий собой систематизированный перечень заголовков документов, хранение которых свыше 10 лет, который предназначенный для учета дел и оперативного поиска таких документов в организации.

Данные, которые необходимо отобразить в документе:

• номер фонда, а так же описи;
• период, за который составляется документ;
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела и его заголовок;
• крайние даты документа;
• предельный срок хранения дела;
• количество листов, находящихся в документе;
• итоговое количество внесенных в опись единиц хранения;
• указание литерных и пропущенных номеров;
• какие-либо примечания к документам.

В некоторых организациях описи дел временного хранения могут не составляться вовсе. Это связано с отсутствием соответствующих документов в архиве организации. Так же в некоторых организациях может быть составлена опись дел со специальной документацией, к которой относятся следственные и судебные дела, научные отчеты по темам, нормативно-технические документы и т.д.

Опись дел временного хранения печатается в двух экземплярах. После этого документ подписывается уполномоченным работником архива организации с обязательным отображением должности и расшифровкой его подписи.