Книга учета поступления и выбытия документов

Книга учета поступления и выбытия документов – документ, применяющийся для ведения учета движения документов внутреннего архива организации, а так же государственного или ведомственного архивов.

Информация, которую содержит данный документ:

• наименование организации, а так же ее архива (в случае, если архив не является самостоятельным учреждением);
• номер тома данного документа, а так же период за который составляется книга;
• дата поступления, а так же выбытия документов;
• наименование организации или его структурного подразделения, а так же лица, от которого поступили или же выбыли документы;
• название, номер, а так же дата документа, согласно которому поступили или же выбыли документы;
• название и номер фонда, описи поступивших и выбывших документов;
• крайние даты всех поступивших и выбывших документов, которые были включены в опись;
• общее количество поступивших дел (постоянного, временного хранения и дел по личному составу);
• общее количество выбывших дел (постоянного, временного хранения, а так же дел по личному составу).

Книга учета поступления и выбытия документов должна иметь общее количество поступивших и выбывших единиц хранения (документов зафиксированных, как на бумажных, так и на электронных носителях). Книга подписывается уполномоченным работником архива с обязательной расшифровкой его подписи.