Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам. Форма 0504501

Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (форма 0504501) используется при выдаче денежных средств из кассы бюджетных учреждений под отчет нескольким лицам. Ведомость применяется для более компактного ведения первичной документации. Форма составляется по видам выплат раздельно (на заработную плату, командировочные расходы, хозяйственные нужды и др.).

Оформляется ведомость отделом бухгалтерии. Бланк формы заполняется либо от руки, либо в электронном виде или любым машиночитаемым способом. После распечатки заполненной формы, все листы должны быть сшиты и пронумерованы, а также  заверены оттиском печати. Ответственность за достоверность вносимых в ведомость данных,  а также ее хранение возлагается на сотрудников бухгалтерии.

При заполнении формы вверху указывается общая сумма, подлежащая выдаче по ведомости, дата составления ведомости. Утверждается руководством организации. 

В обязательном порядке заносится информация об учреждении (название, отдел, реквизиты и коды), единица измерения. Необходимо вписать номер расходного кассового документа и номера счетов бухгалтерского учета.

При заполнении таблицы указываются такие сведения:

• полностью ФИО подотчетного лица;
• названия учреждения и отдела;
• номер счета учета (Д-т);
• проставляется сумма (цифрами);
• сумма прописью;
• ставится подпись лица, получившее выплаты;
• вносятся особые примечания (в случае необходимости).

В конце таблицы подсчитывается итоговая сумма.  Подписывается ведомость исполнителем, проверяющим документ, и кассиром учреждения. На основании ведомости формы 0504501 составляется расходный кассовый ордер (форма 0310002).