В декабре составляется график отпусков на следующий год. Далее мы рассмотрим, на что нужно обратить внимание и какие аспекты учитывать, составляя этот документ.
Согласно части 2 статьи 123 ТК РФ график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Рассмотрим данный документ подробнее.
Для чего необходим график отпусков
Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам определяется в соответствии с графиком (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). График отражает сведения о распределении ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех подразделений организации по месяцам (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).
Ответственность за неведение графика отпусков
График отпусков, так же как и приказ об их предоставлении отпусков и табелем учета рабочего времени, рассматривается как основание для предоставления и оплаты отпусков. Если такие графики отсутствуют или не соблюдаются работодателем, трудовая инспекция может квалифицировать его действия как нарушение трудового законодательства. Организацию могут привлечь к административной ответственности и наложить на нее штраф в размере от 30 000 до 50 000 руб. или приостановить деятельность до 90 суток. Должностным лицам грозит штраф от 1000 до 5000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Форма документа
Форма графика отпусков N Т-7 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Документу присвоен код 0284021/8 в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОКУД 011-93, утвержденном постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 299. В соответствии со статьей 356 раздела 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций (с указанием сроков хранения), утвержденного Федеральной архивной службой России 6 октября 2000 года, хранить график отпусков необходимо один год. После этого документ можно уничтожить.
Что необходимо учесть при составлении
При составлении графика отпусков важно учесть интересы всех сторон трудового договора. Во-первых, интересы работодателя, которые формируется исходя из финансовых и производственных возможностей компании. Во-вторых, интересы работника. Кроме того, если на предприятии функционирует выборный орган первичной профсоюзной организации, его мнение (в поддержку работника) также должно быть принято во внимание при составлении графика (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
Когда составляют график
График отпусков составляется на календарный год. Составление входит в компетенцию специалиста кадровой службы по представлению руководителей подразделений предприятия. Форму документа подписывает руководитель кадровой службы и не позднее чем за две недели до наступления календарного года утверждает руководитель организации (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
График отпусков на 2012 год должен быть составлен каждой организацией не позднее 17 декабря 2011 года.
Отпуск в удобное для работника время
При формировании графика отпусков работодатель вправе самостоятельно назначить их очередность исходя из производственных планов. Однако необходимо учитывать тот факт, что отдельным категориям работников ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются в удобное для них время. Ниже приводятся эти категории работников:
- имеющие двух или более детей в возрасте до 14 лет;
- воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
- одинокие матери, имеющие ребенка в возрасте до 14 лет;
- отцы, воспитывающие ребенка в возрасте до 14 лет без матери.
В статье 263 ТК РФ указаны категории сотрудников, которые могут взять дополнительный отпуск без сохранения заработной платы в удобное для них время, если это прописано в коллективном договоре организации
Распределение отпусков в течении года
Ежегодные отпуска работников распределяются в графике по очередности их предоставления с января по декабрь. При этом законодательство не обязывает работодателя распределять отпуска равномерно в течении года.
Непосредственное составление графика отпусков
Перейдем непосредственно к составлению графика. Этому предшествует подготовительная работа.
Подготовка к составлению
Подготовку к составлению графика отпусков необходимо начать заранее. Ведь общий график складывается из обработки информации по каждому работнику, у которого есть своя «отпускная история».
В первую очередь специалист отдела кадров должен определить, на какое количество дней отпуска работник вправе претендовать в будущем году. Этот показатель зависит от даты начала работы, сдвига рабочего года в связи с использованием отпуска за свой счет продолжительностью более 14 календарных дней в течение рабочего года, полноты использования отпусков за прошлые периоды. Далее необходимо выяснить, есть ли у работника право на льготы по выбору времени отпуска.
Данные по каждому работнику подразделения следует предоставить его руководителю. Он в свою очередь доводит их до своих работников и выясняет предпочтения последних о желаемом времени ухода в отпуск, планах разделить отпуск на части, продолжительности каждой части отдыха. Информацию о правах и пожеланиях сотрудников по поводу отпуска можно представить в виде таблицы.
Полученные сведения необходимо проанализировать. Всех работников подразделения нужно сгруппировать по должностям и сравнить запросы относительно даты начала отпуска работников одной должности. В первую очередь должны быть удовлетворены пожелания работников, имеющих льготы. Во вторую очередь логично пойти навстречу работникам, претендующим на отпуск в неудобное для остальных время. И в последнюю очередь распределить отпуска между пожелавшими отдохнуть в разгар сезона. Кому из них отдать предпочтение, руководитель решает сообразно критериям, установленным внутренними локальными нормативными актами или негласно принятым в коллективе.
Сотрудники уходят в отпуск в обычном режиме
В графике отпусков обычно указывают конкретную дату начала отдыха работника. Если же в документе отмечены только месяцы, на которые приходятся отпуска, в преддверии отпуска работник должен подать заявление о его предоставлении с указанием даты начала и продолжительности.
При составлении графика отпусков графы 7, 8 и 9 не заполняются. В графе 7 «Отпуск/дата/фактическая» указывают дату фактического ухода в отпуск.
Чтобы в течение года графиком отпусков было удобно пользоваться, заполнять его лучше в хронологической последовательности. То есть первая запись касается работника, который уходит в отпуск в начале января, и т. д. Отпуск работника может быть разделен на части и предоставлен в разные месяцы (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). В такой ситуации фамилию сотрудника нужно указывать в графике отпусков несколько раз.
Перенос отпуска
В случае переноса отпуска сотрудника на другое время в график необходимо внести изменения. Однако это возможно только с разрешения лица, утвердившего график. Перенос отпуска производится на основании заявления работника, составленного в произвольной форме. В этом случае заполняются графы 8 и 9 таблицы. В них указывают основание для перенесения отпуска и его предполагаемую дату.
Графа 10 «Примечание» заполняется в ситуации, когда отпуск сотрудника был перенесен по инициативе работодателя и для этого есть объективные причины. А именно:
- если отпуск данного работника в текущем рабочем году неблагоприятно отразится на нормальном ходе работы организации (ч. 3 ст. 124 ТК РФ);
- если возникла необходимость отзыва сотрудника из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).
Любое изменение в графике отпусков должно быть обоснованно и документировано. Руководитель организации издает приказ или распоряжение о переносе отпуска или отзыве из него, а работник дает на это письменное согласие1.
Ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды также предоставляются в рамках графика отпусков на очередной календарный год. Трудовое законодательство не содержит требования использовать отпуска за рабочие периоды в хронологической последовательности (сначала за более ранний рабочий период, затем за более поздний). В графике можно предусмотреть, что отпуск за текущий рабочий год будет предоставлен раньше, чем неиспользованные дни за прошлые годы. Кроме того, работник может пойти в отпуск, предоставленный за прошлый период, и вне графика, если достигнет соглашения с работодателем (письмо Федеральной службы по труду и занятости от 01.03.2007 № 473-6-0).
Информируем об отпуске
В унифицированной форме № Т-7 нет специальной графы, предназначенной для подписи сотрудников. Тем не менее работники могут быть ознакомлены с документом, хотя в трудовом законодательстве такая обязанность не прописана.
Ознакомление с графиком
Работодатель вправе решать, знакомить ли с утвержденным документом каждого сотрудника и каким образом. Подойдет любой способ ознакомления с графиком. НаПример, можно вывесить его на информационном стенде или внести дополнительную графу в форму N Т-7.
Подобные действия возможны на основании Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденного постановлением Госкомстата России от 24.03.99 № 20. Главное, чтобы изменения были оформлены организационными документами, например приказом руководителя.
В «шапке» этой дополнительной графы (столбца) можно дать следующие формулировки:
- с графиком ознакомлен (дата, подпись работника);
- о дате начала отпуска извещен (дата, подпись работника).
Образец приказа о внесении изменений в форму «График отпусков».
Извещение накануне отпуска
Ознакомление работника с графиком отпусков не отменяет обязанности работодателя уведомить его о начале отпуска непосредственно перед этим. Согласно части 3 статьи 123 Трудового кодекса Российской Федерации извещать сотрудников о дате начала отпуска работодатель обязан не позднее чем за две недели. Ниже приведена форма уведомления работника о наступающем отпуске.