Чаще всего эффективность деятельности фирмы или предприятия оценивается преимущественно на основе финансовых показателей, которые получаются из систем учёта бухгалтерии. Но такой метод не даёт полного представления о финансовом состоянии организации и не позволяет делать однозначные прогнозы о его развитии. Поэтому для повышения эффективности работы организации просто необходимо правильно оценивать факторы, влияющие на рост, уметь соотносить со стратегическими целями эффективность операций, производимых каждый день. Как раз для этих целей в последние годы активно применяется метод измерения эффективности (performance measurement).
Ключевые показатели эффективности (KPI) и методика систем сбалансированных показателей (BSC) позволяют фирме или предприятию не просто адекватно оценивать свою работу, но и сравнивать её результаты с подобными конкурентными показателями, а также показателями клиентов и поставщиков. Смысл ключевых показателей эффективности довольно прост и сводится к следующему: попытки управления чем-либо бессмысленны без умения это измерять, и на важные вещи зачастую не обращают внимания до того момента, пока они не будут измерены.
Принимая во внимание всё вышесказанное, стоит обратить внимание на специализированное программное обеспечение, которое может произвести расчет показателей эффективности и создать карту сбалансированных показателей. Как правило, к возможностям подобного ПО можно отнести следующее. Первое: может производиться выборка регистрационных данных системы, например, складских, бюджетных и финансовых проводников, а также систем и таблиц. Второе: возможна выборка синтетических регистрационных данных, внесённых в систему вручную или импортированных из каких-то других систем, а также данных из внешних источников. В подобных программах предусмотрены гибкие механизмы, которые могут самостоятельно настраивать и создавать отчёты из интерфейса системы. Причём входными данными для отчёта могут являться даты произведённого анализа.
Модули этих программ используются для создания карты Сбалансированной Системы Показателей (ССП) в разрезе типичных плоскостей внутренних процессов, финансов, клиентов и развития. Карта Сбалансированной Системы Показателей, как правило, формируется в такой известной системе, как Microsoft Excel в виде консолидированного отчёта. Значения карты Сбалансированной Системы Показателей фактически собираются отчётов разных подразделений, формируемых в произвольной форме и вручную руками бухгалтерских сотрудников.