Требование работодателя предоставить объяснительную записку часто вызывает у работника стресс и неопределённость. Не всегда очевидно, обязательно ли писать объяснительную, какие последствия возможны и как правильно реагировать на такое требование.
На этой странице разобрано, в каких случаях работодатель вправе требовать объяснительную, как действовать работнику и какие варианты поведения возможны.
Когда работодатель вправе требовать объяснительную
Работодатель вправе запросить объяснительную записку, если рассматривается вопрос о нарушении трудовой дисциплины или ненадлежащем выполнении трудовых обязанностей.
Как правило, требование объяснительной связано со следующими ситуациями:
- опоздание или отсутствие на рабочем месте;
- прогул;
- нарушение внутренних правил;
- неисполнение поручений;
- инциденты и служебные разбирательства.
Как выглядит требование объяснительной
Требование предоставить объяснительную может быть оформлено:
- устно руководителем или уполномоченным лицом;
- письменно (служебной запиской, уведомлением);
- через корпоративные системы документооборота;
- по электронной почте в рамках внутренних регламентов.
Форма требования влияет на порядок фиксации, но не меняет саму суть процедуры.
Что должен сделать работник в первую очередь
При получении требования об объяснительной целесообразно:
- уточнить, в связи с какими обстоятельствами запрашивается объяснение;
- понять, рассматривается ли вопрос дисциплинарной ответственности;
- выяснить сроки предоставления объяснительной;
- оценить возможные последствия.
Важно понимать, что объяснительная — это способ зафиксировать позицию работника, а не автоматическое признание вины.
Варианты действий работника
В зависимости от ситуации возможны разные варианты поведения:
- предоставить объяснительную в установленный срок;
- предоставить объяснение с указанием своей позиции и обстоятельств;
- отказаться от предоставления объяснительной;
- зафиксировать отказ иные способом.
Каждый из этих вариантов имеет свои последствия и должен оцениваться с учётом конкретных обстоятельств.
Что будет, если не предоставить объяснительную
Отказ от предоставления объяснительной не останавливает процедуру рассмотрения ситуации.
В таком случае работодатель вправе:
- зафиксировать отказ актом;
- принять решение на основании имеющихся данных;
- учесть отсутствие позиции работника.
Подробнее о последствиях отказа:
Чего не стоит делать
- игнорировать требование без фиксации позиции;
- подписывать документы, не понимая их назначения;
- использовать неподходящий вид записки;
- путать служебную записку с объяснительной.