При получении товарно-материальных ценностей (ТМЦ) у поставщиков первичные учетные документы должны быть оформлены на имя учреждения. Если товары, материалы или иное имущество получает работник вне территории учреждения, его полномочия необходимо подтвердить доверенностью. Такой документ позволяет законно представлять интересы учреждения перед третьими лицами и исключает риски отказа в передаче ТМЦ.
В данном материале рассмотрен порядок оформления и заполнения доверенностей на получение материальных ценностей с учетом практики бюджетных и автономных учреждений, а также требований гражданского законодательства.
Нужна ли работнику доверенность для получения материальных ценностей
Доверенность — это письменное уполномочие, которым учреждение наделяет работника правом представлять свои интересы перед третьими лицами. Вместе с тем полномочия работника могут следовать и из обстановки, в которой он действует.
Если работник получает материальные ценности вне своего рабочего места — например, на складе поставщика, в пункте выдачи груза или у транспортной организации, — доверенность необходима. Она подтверждает право работника действовать от имени учреждения.
Если же материальные ценности принимаются на территории самого учреждения (например, на складе или в ином структурном подразделении), оформлять доверенность, как правило, не требуется.
Какую форму доверенности использовать
Законодательством не установлена обязательная форма доверенности на получение материальных ценностей. Учреждение вправе:
- использовать типовые межотраслевые формы М-2 и М-2а;
- разработать собственную форму доверенности с учетом требований Гражданского кодекса РФ.
Выбранный вариант формы доверенности рекомендуется закрепить в учетной политике учреждения.
На практике:
- форма М-2 применяется при разовом получении материальных ценностей;
- форма М-2а используется при массовом или регулярном получении ТМЦ у одного поставщика.
Порядок выдачи доверенности по формам М-2 и М-2а
Доверенности по формам М-2 и М-2а оформляют по мере необходимости, когда работнику требуется получить материальные ценности от имени учреждения у поставщика.
Порядок выдачи доверенностей для обеих форм единый:
- доверенность выписывают в одном экземпляре;
- выдают доверенному лицу под расписку;
- факт выдачи доверенности подлежит регистрации.
При использовании формы М-2 у учреждения остаются корешки доверенностей, которые можно брошюровать и хранить в хронологическом порядке. При применении формы М-2а выдача доверенностей регистрируется в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета.
Кому можно выдать доверенность
В учреждениях доверенности по формам М-2 и М-2а, как правило, выдаются работникам учреждения. Именно они несут ответственность за приемку и сохранность полученных материальных ценностей.
Срок действия доверенности
Срок действия доверенности указывается в самом документе. Если срок не установлен, доверенность действует в течение одного года со дня ее выдачи.
При этом для форм М-2 и М-2а рекомендованы следующие сроки:
- до 15 календарных дней — при разовом получении;
- календарный месяц — при получении материальных ценностей в порядке плановых платежей.
Как заполнить доверенность по формам М-2 и М-2а
При заполнении доверенности по формам М-2 и М-2а либо форм, разработанных на их основе, указывают следующую информацию.
Лицевая сторона
- наименование учреждения, от имени которого действует работник;
- дату выдачи доверенности (без нее документ недействителен);
- дату окончания срока действия;
- наименование учреждения-получателя и учреждения-плательщика;
- реквизиты счета и банка, с которых произведена оплата;
- должность, Ф.И.О. и паспортные данные работника;
- наименование организации-поставщика;
- реквизиты документа-основания получения ТМЦ (договор, счет, наряд, заказ и т.п.).
Оборотная сторона
На оборотной стороне указывают перечень материальных ценностей с указанием их количества. Работник, которому выдана доверенность, оставляет образец своей подписи.
Подписи и оформление
Доверенность подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером. Места для печати предусмотрены формой, однако обязательного требования о наличии печати гражданское законодательство не содержит.
Для формы М-2 дополнительно заполняют корешок доверенности, в котором отражают номер, дату выдачи, срок действия, сведения о доверенном лице, поставщике и документах-основаниях.
Хранение и учет доверенностей
Порядок хранения корешков доверенностей и журналов учета законодательством не регламентирован. Учреждение вправе установить его самостоятельно и закрепить в учетной политике. Корешки доверенностей по форме М-2 могут использоваться в качестве регистра выданных доверенностей без ведения отдельного журнала.
Правильное оформление и учет доверенностей обеспечивает законность получения материальных ценностей и снижает риски претензий со стороны контрагентов и контролирующих органов.
Используемые документы: