Опись дел постоянно хранения
Опись дел постоянно хранения – документ, содержащий в себе перечень документов, имеющих постоянных срок хранения, предназначенный для учета и оперативного поиска соответствующих архивных дел.
Данная опись составляется в архиве на основании информации, полученной посредством сдаточных описей структурных подразделений, согласно которым документы передавались в архив. Нумерация дел в описи продолжается в течение нескольких лет. Так же допускается включение в уже оформленный годовой раздел описи дополнительной нумерации (литерной) в случае, если некоторые дела были обнаружены позже. Все графы описи дел постоянного хранения заполняют на основании сведений, отображенных на обложке документов. Как правило, в описи дел не повторяются одинаковые заголовки. Таким образом, в начале заголовок документа должен быть воспроизведен в полном варианте, а в случае его повторного написания часть заголовка подлежит замене на «То же». Так же к описи постоянного хранения документов следует составлять предисловие, в котором фиксируются основные функции, а так же структура организации в целом, вошедшие в опись категории дел, а так же особенности формирования перечня и т.п.
Организациям, которые передают свои документы на государственное или же муниципальное хранение, необходимо составить 4 экземпляра описи дел постоянного хранения. В случае, если организация имеет собственный архив достаточно составить 1 экземпляр документа, подписанного руководителем архива, а так же составителем описи с обязательной расшифровкой их подписей.