При возникновении проблемной ситуации на работе часто требуется зафиксировать информацию письменно. При этом возникает вопрос, какой документ использовать — служебную или докладную записку.
На этой странице разобрано, чем отличается сообщение о проблеме в служебной и докладной форме, когда используется каждый вариант и как избежать ошибок при выборе документа.
Почему важно правильно выбрать вид записки
Сообщение о проблеме может иметь разные последствия в зависимости от того, в каком виде и каком контексте оно оформлено.
- служебная записка фиксирует рабочую информацию;
- докладная придаёт информации статус доклада руководству;
- неверный выбор может привести к формальным или дисциплинарным последствиям.
Когда используется служебная записка
Служебная записка подходит для сообщений о проблемах, которые носят рабочий или организационный характер и не требуют немедленного управленческого решения.
Типичные ситуации для служебной записки:
- обнаружение технической неисправности;
- организационные сбои;
- необходимость корректировки сроков;
- уведомление о препятствиях в работе;
- предложения по устранению проблемы.
Когда используется докладная записка
Докладная записка применяется, когда проблема имеет значимость для руководства и требует принятия управленческого решения или фиксации фактов.
Типичные ситуации для докладной записки:
- нарушения, повлекшие последствия;
- инциденты и аварийные ситуации;
- повторяющиеся проблемы;
- вопросы, затрагивающие ответственность сотрудников;
- подготовка материалов для разбирательства.
Что учитывать при выборе документа
При выборе между служебной и докладной запиской следует оценить:
- характер проблемы (рабочая или значимая);
- необходимость управленческого решения;
- степень формализации;
- возможные последствия фиксации информации.
Типичные ошибки
- использование докладной для обычных рабочих вопросов;
- попытка скрыть значимую проблему через служебную форму;
- ориентация на название документа, а не на его цель;
- игнорирование внутренних регламентов.