В процессе работы нередко возникают ситуации, когда выполнение задачи или проекта в установленный срок становится невозможным. В таких случаях требуется письменно зафиксировать информацию о переносе сроков и причинах такого решения.
На этой странице разобрано, какой вид записки используется при переносе сроков, в каких случаях применяется служебная или докладная форма и что важно учитывать при оформлении документа.
Когда требуется оформлять записку о переносе сроков
Записка о переносе сроков используется, когда необходимо официально уведомить руководство или другое подразделение о невозможности соблюдения ранее установленных сроков.
Такая необходимость возникает, например, при:
- изменении условий выполнения работы;
- возникновении объективных препятствий;
- задержке со стороны контрагентов;
- изменении объема или содержания задач;
- необходимости согласования новых сроков.
Какой вид записки используется при переносе сроков
Выбор вида записки зависит от характера ситуации и уровня значимости вопроса.
- В большинстве рабочих ситуаций используется служебная записка.
- Если перенос сроков связан с существенными последствиями или требует управленческого решения, применяется докладная записка.
Служебная записка
Докладная записка
Что фиксируется в записке о переносе сроков
Независимо от вида записки, документ используется для фиксации следующих обстоятельств:
- факта невозможности соблюдения первоначальных сроков;
- причин, повлиявших на изменение сроков;
- предлагаемых или согласуемых новых сроков;
- статуса вопроса на момент составления документа.
Почему важно оформить перенос сроков письменно
Письменная фиксация переноса сроков позволяет:
- избежать недоразумений между подразделениями;
- зафиксировать позицию исполнителя;
- подтвердить своевременное уведомление;
- снизить риск претензий в дальнейшем.
Типичные ошибки
- отсутствие письменного уведомления;
- использование неподходящего вида записки;
- попытка оформить перенос устно или в мессенджере без фиксации;
- игнорирование внутренних регламентов.