После возвращения из служебной командировки работник обязан отчитаться о расходовании подотчетных денежных средств. Для этого в бухгалтерию представляется авансовый отчет по командировке с приложением документов, подтверждающих фактические расходы. Правильное оформление отчета позволяет работодателю обоснованно возместить затраты сотрудника и учесть их в бухгалтерском и налоговом учете.
К командировочным расходам относятся затраты на проезд к месту командировки и обратно, наем жилого помещения, суточные, а также иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя. Порядок и размеры возмещения таких расходов устанавливаются коллективным договором, положением о командировках или иным локальным нормативным актом организации.
Оглавление
- Срок представления авансового отчета по командировке
- Как заполнить авансовый отчет по командировке
- Особенности заполнения авансового отчета по загранкомандировке
- Документы, прилагаемые к авансовому отчету по командировке
1. Срок представления авансового отчета по командировке
Работник обязан представить авансовый отчет в срок, установленный руководителем организации. При этом такой срок не может превышать трех рабочих дней со дня возвращения из командировки. Это правило действует как для командировок по территории РФ, так и для заграничных поездок.
Нарушение установленного срока сдачи авансового отчета может повлечь задержку возмещения расходов, а также налоговые риски для работодателя.
2. Как заполнить авансовый отчет по командировке
Авансовый отчет по командировке оформляется по унифицированной форме № АО-1. Заполнение документа осуществляется следующим образом:
- Подотчетное лицо заполняет графы 1–6 оборотной стороны отчета на основании документов, подтверждающих командировочные расходы. Все подтверждающие документы прикладываются к отчету.
- Бухгалтер заполняет остальные реквизиты формы. На лицевой стороне в поле «Назначение аванса» указывается: «Командировочные расходы».
Суточные в авансовом отчете отражаются исходя из норм, установленных в организации. При их расчете учитываются:
- дни нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни;
- дни в пути к месту командировки и обратно;
- время вынужденных остановок.
Срок командировки определяется, как правило, по проездным документам. При их отсутствии используются документы о найме жилого помещения либо письменное подтверждение принимающей стороны. Дни временной нетрудоспособности, наступившей в командировке, из периода для расчета суточных не исключаются.
Даже если работник понес только расходы на суточные, авансовый отчет составляется в обязательном порядке. При отсутствии билетов или документов на проживание срок командировки подтверждается служебной запиской с отметкой принимающей стороны.
3. Особенности заполнения авансового отчета по загранкомандировке
При направлении работника в заграничную командировку оформление авансового отчета имеет ряд особенностей.
Если подотчетному лицу был выдан аванс в иностранной валюте, в форме № АО-1 заполняются специальные реквизиты, предназначенные для отражения валютных сумм. Если аванс выдан в рублях, а расходы произведены в валюте, на оборотной стороне отчета:
- работник указывает валютные расходы и суточные в иностранной валюте на основании подтверждающих документов;
- рублевый эквивалент рассчитывается по курсу покупки валюты работником;
- бухгалтер отражает итоговые суммы расходов, подтвержденные документами.
Суточные по загранкомандировкам указываются в размерах, установленных в организации. За день выезда из РФ и дни пребывания за границей применяются нормы для иностранных командировок, а за день возвращения и дни пути по территории РФ — нормы для внутренних командировок. При однодневной загранкомандировке суточные выплачиваются в размере 50% установленной нормы.
Даты пересечения границы подтверждаются отметками в заграничном паспорте, а при командировках в страны СНГ — проездными документами.
4. Документы, прилагаемые к авансовому отчету по командировке
Работодатель обязан возместить работнику все командировочные расходы, подтвержденные документально. Закрытый перечень таких документов законодательством не установлен, однако они должны подтверждать факт оплаты и связь расходов с командировкой.
Документы на проживание
В зависимости от условий проживания к авансовому отчету прикладываются:
- чек ККТ и счет гостиницы;
- бланк строгой отчетности;
- справка гостиницы с детализацией услуг (при отсутствии чека).
При аренде квартиры дополнительно представляются договор аренды и документы, подтверждающие оплату.
Документы на проезд
Расходы на проезд подтверждаются проездными документами: авиабилетами, маршрут-квитанциями, посадочными талонами, железнодорожными билетами, контрольными купонами, а также чеками ККТ и БСО. Для электронных билетов обязательно подтверждение факта поездки.
В авансовом отчете указываются реквизиты электронного билета, а в наименовании документа отражается маршрут-квитанция и посадочный талон (или контрольный купон).
Иные командировочные расходы
Также могут быть подтверждены:
- расходы на такси — чеком ККТ или электронным чеком;
- расходы на использование личного или служебного транспорта — путевыми листами и чеками;
- расходы на оформление виз, страховок и сборов — документами, содержащими сведения об услуге и сумме оплаты.
Документы, составленные на иностранном языке, подлежат построчному переводу на русский язык. Перевод может быть выполнен как профессиональным переводчиком, так и сотрудниками организации.
Итог: корректно оформленный авансовый отчет по командировке с полным комплектом подтверждающих документов является обязательным условием для возмещения расходов работнику и их признания в учете.