Журнал учет поступления и выбытия электронных документов

Журнал учет поступления и выбытия электронных документов – документ, применяющийся при необходимости произвести учет всех поступивших и выбывших документов предприятия, отображенных на электронных носителях.

Информация, которую необходимо отобразить в данном документе:

• дата поступления или же выбытия конкретного документа;
• наименование организации или же структурного подразделения, от которого поступили электронные документы;
• наименование, регистрационный номер, а так же дата документа, по которому принят факт поступления или выбытия электронного документа;
• название, номер фонда, описи, а так же единицы учета поступивших или выбывших электронных документов;
• информация о поступивших электронных документах: вид носителя, объем, формат, а так же количество единиц хранения;
• информация о выбывших электронных документах (вид носителя, объем, формат и количество единиц хранения).

Журнал учета поступления и выбытия электронных документов в обязательном порядке должен содержать итоговое количество поступивших единиц хранения (как цифрами, так и прописью), указывая общее количество Мбайтов. При этом следует зафиксировать общее количество единиц постоянного и временного хранения электронных документов. Журнал подписывается лицом, составившим данный годовой учетный документ.