Заказ на выдачу дел

Заказ на выдачу дел – документ, составление которого необходимо при желании получить определенный документ из архива предприятия. Документ составляется заведующим читальным залом архива или же руководителем архива.

В документе следует в обязательном порядке зафиксировать фамилию и инициалы лица, являющегося исследователем, а так же работника структурного подразделения. Заказ на выдачу дел так же должен содержать тему исследования с целью которой выдаются те или иные документы.

Информация, которая должна быть отображена в документе:

• номер фонда;
• регистрационный номер описи;
• регистрационный номер каждой единицы хранения;
• подпись физического лица, являющегося пользователем, подтверждающим тем самым получение конкретных документов;
• подпись сотрудника читального зала архива, подтверждающего прием дел.

Заказ на выдачу дел в обязательном порядке должен быть подписан исследователем. После этого заказ (требование) регистрируется в специализированном документе - книге выдачи архивных документов из архива. Здесь каждый работник, получивший архивные документы должен расписаться за каждую единицу хранения с расшифровкой подписи каждого лица. Заказ на выдачу дел находится в архиве предприятия до истечения срока его хранения.