Лист фонда

Лист фонда – документ, целесообразность составления которого появляется при первом поступлении фонда, где фиксируется прием и выбытие всех единиц хранения фонда в архиве организации.

Информация, которую необходимо отобразить в данном документе:

• название организации, в которой находится фонд;
• дата первого поступления дел фонда в конкретный архив;
• начальная и конечная даты работы каждого фонда,
• все названия, а так же подведомственность организации, являющегося фондообразователем с момента ее возникновения (независимо от того, были ли документы за данный период); все последующие изменения в названии вносятся в лист фонда по мере новых поступлений документов в архив фонда.

Следует иметь в виду, что в случае, если фонд содержит особо важные документы, к его номеру необходимо добавить индекс «ОЦ».

Листы фондов в обязательном порядке должны храниться в неподшитом виде в порядке номеров фондов в специальной папке с клапанами. В случае, если листы хранятся в нескольких папках сразу, то они нумеруются в валовом порядке. На отдельном листе в каждой папке составляется заверительная надпись, отображающая нумерацию листов (с какого листа и по какой). При изменении состава листов фондов, которые хранятся в папке, составляется новая заверительная надпись, при этом следует иметь в виду, что предыдущая надпись только зачеркивается, но из папки не изымается.