Карточка учета работы с организацией

Карточка учета работы с организацией – документ, содержащий в себе информацию относительно организации, проведенной в ней архивных проверок и состояния архива в целом.

Данные, которые необходимо предоставить в данной карточке:

1. Общие сведения об организации: ее название, а так же непосредственная подчиненность, адрес местонахождения, название и адрес архива, названия, дата и регистрационные номера документов относительно образования организации, ее реорганизации и ликвидации, фамилии и номера телефонов руководителя организации, начальника управления делами, канцелярии, председателя ЦЭКа, а так же лица, ответственного за архив.
2. Дата согласования или же утверждения плановых и нормативно-методических документов, а именно: положения об архиве, номенклатуры дел организации, инструкции по ведению делопроизводства в организации, план-графика передачи дел в архив, а так же Положения о ЦЭК организации.
3. Сведения относительно проверок работы архива: дата проведения проверки, наименование организации ее проводившей, основные предположения по ее итогам, результаты введение в действие предложений, какие-либо примечания.
4. Сведения относительно упорядочения и передачи дел в государственный архив: количество дел постоянного хранения, особо ценных дел, копий страхового фонда, а так же количество согласованных с ЭПК описей составленные на дела по личному составу.

Карточка учета работы с организацией подписывается руководителем архива или иным лицом, уполномоченным на подписание такого рода документов.