Итоговая запись и заверительная надпись

Итоговая запись и заверительная надпись – документ, составление которого необходимо при передаче документов и регистрационно-контрольных картотек к документам из архива предприятия.

Данный документ составляется к законченной описи, а так же к годовому разделу сводной описи. В заверительной надписи фиксируется поступление, выбытие, а так же объединение и расформирование дел с отображением ссылки на соответствующие документы. При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются. В документе отображается общее количество переданных единиц хранения (как цифрами, так и прописью), а так же регистрационно-контрольных картотек к ним. В случае изменения состава документов дела (к примеру: изъятие, включение новых документов, замена единиц хранения их копиями и т.д.) целесообразно составить новую итоговую запись к внутренней описи и заверительную надпись дела.

Итоговая запись и заверительная надпись после составления в обязательном порядке должна содержать наименование должности уполномоченного сотрудника структурного подразделения, его подпись и расшифровку подписи. После проверки данных, отображенных в данном документе, его подписывает уполномоченный работник архива предприятия, которым, как правило, является его заведующий.

Последние обновления