Объяснительная записка

Объяснительная записка, по сути, является документом, объясняющим вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения  поручения, факт нарушения трудовой или технологической дисциплины. Так же объяснительные записки используются как сопроводительные сообщения и сопровождают основной документ, например план или отчет. В этом случае объяснительная записка поясняет содержание отдельных положений основного документа, в этом случае записка оформляется на общем бланке организации.

Если объяснительные записки, отражают какие-либо происшествия, сложившуюся ситуацию, то они оформляются на стандартном листе бумаге и адресуются конкретному вышестоящему должностному лицу. В случае отправки записки по горизонтали используются служебные записки.

Обязательными реквизитами объяснительной записки являются:

  • Наименование организации
  • Данные  получателя записки,  с указанием ФИО должностного лица;
  • Само наименования - "Объяснительная записка";
  • Дата составления и зарегистрированный номер документа;
  • Подзаголовок к тексту записки (например: «О …», «Касательно …»);
  • Непосредственно текст пояснения.
  • Составитель и подпись.

Документ по структуре состоит из двух частей:

  • Фактическая часть, в которой указываются факты, послужившие поводом к ее написанию;
  • Причины, объясняющие сложившуюся ситуацию или факт нарушения.

Объяснительные записка обычно составляется в следующих случаях:

  • Возникновение недостачи в кассе или на складе;
  • Прогул или опоздание на рабочее место;
  • В случае внесения корректировок в налоговую или бухгалтерскую отчетность

Реквизиты объяснительной записки аналогичны реквизитам служебной записки.  В случаях, когда необходимо доложить руководству о какие-либо событиях в организации, влияющих на жизнедеятельность организации используются докладные записки. Отличие лишь в отсутствии логической части, где делаются выводы и предложения.

Прикрепленный документРазмер
Образец объяснительной записки. Скачать (Word, doc)25 KB
Пример объяснительной записки при нарушении. Скачать (Word, doc)25 KB