Докладная записка
Докладная записка — это внутренний документ, используемый для доклада руководству о значимых фактах, событиях или ситуациях, требующих внимания и управленческого решения.
Что такое докладная записка
Докладная записка составляется работником или руководителем подразделения и адресуется вышестоящему должностному лицу. Документ используется для официального информирования руководства о фактах, обстоятельствах и результатах деятельности.
В деловой практике докладная записка применяется как инструмент вертикальной коммуникации в системе управления организацией.
Для чего используется докладная записка
Докладная записка применяется, когда необходимо:
- сообщить руководству о значимой ситуации или событии;
- зафиксировать факты, влияющие на деятельность организации;
- инициировать рассмотрение вопроса на управленческом уровне;
- доложить о результатах работы, проверок или мероприятий.
Цель докладной записки — обеспечить руководство информацией, необходимой для принятия решений.
Чем докладная записка отличается от других записок
- От служебной записки — тем, что используется для доклада руководству и применяется при значимых вопросах, а не для обычной рабочей коммуникации.
- От объяснительной записки — тем, что не связана с объяснением дисциплинарных нарушений и не составляется по требованию работодателя.
В каких ситуациях используется докладная записка
Докладные записки применяются, например, при:
- выявлении нарушений или инцидентов;
- докладе о результатах проверок;
- информировании о ходе выполнения работ;
- возникновении ситуаций, требующих управленческого решения.
Докладная записка используется, когда вопрос выходит за рамки обычной компетенции подразделения и требует рассмотрения руководством.
Основные элементы докладной записки
В докладной записке, как правило, указываются:
- адресат (должность и ФИО);
- наименование документа — «Докладная записка»;
- дата составления и регистрационный номер (при наличии);
- изложение обстоятельств и фактов;
- выводы или предложения (при необходимости);
- должность и подпись составителя.
Конкретный состав реквизитов может определяться внутренними регламентами организации.
Каналы передачи докладной записки
Докладные записки могут передаваться:
- в бумажной форме;
- через систему электронного документооборота;
- по корпоративной электронной почте — если это предусмотрено правилами организации.