Что представляют собой бланки документов? Реквизиты бланков документов. Что входит в перечень реквизитов, используемых для оформления организационно-распорядительной документации?
Бланки документов представляют собой набор реквизитов, назначением которых является идентификация автора. Бланки выглядят как листы бумаги стандартного образца и формата, на поле которых располагаются реквизиты, несущие определенную информацию о конкретном документе. Обычно реквизиты наносятся на бланк техническими средствами, такими как копировальный аппарат, принтер и подобное. В большинстве своем данные бумаги используются государственными и коммерческими организациями (бюро переводов, нотариальные компании, строительные фирмы и т.д.). Бланки предназначены для многих организационно-распорядительных видов документации. На них можно печатать справки, протоколы, приказы и различные распоряжения, письма, грамоты. Инструкции и положения также печатают на бланках стандартного образца.
Реквизитом таких образцов называется обязательный элемент, без которого невозможно правильное оформление официального документа. Их набор утвержден ГОСТом Р 6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).
Кроме перечня необходимых реквизитов в ГОСТе установлены также требования по их оформлению. Здесь закреплены схемы расположения данных на поле документа, и особым пунктом выделены те из них, которые наносятся еще в стадии изготовления бланков. Следует отметить, что даже перевод паспорта иностранного гражданина при необходимости заверения нотариусом, оформляется на специальном бланке.
Перечень реквизитов для оформления организационно-распорядительной документации содержит тридцать пунктов. Во-первых, на бланк должен быть нанесен Государственный герб России и герб субъекта Федерации (если таковой имеется).
Также не обойтись без эмблемы организации и ее кода. Обязательно должен быть указан ОГРН юридического лица.
Далее реквизиты идут в таком порядке: ИНН/КПП организации, код формы документа, название компании, ее справочные данные. После следует название бланка (его тип), дата и регистрационный номер. Также указывается ссылка место составления документа. Имеются и такие поля, как «адресат», «гриф утверждения» и «резолюция».
Ниже идут заголовок, место для отметки контроля и текста документа, отметка о приложениях и подпись. Далее следует группа контрольных реквизитов. К таковым можно отнести гриф и визу о согласовании документа, место для печати, место для отметки о заверении копии, исполнителе, об ознакомлении с документом и направлении его в делопроизводство, отметку о поступлении документов в распоряжение организации, а также идентификатор наличия электронной копии.
Важное замечание! Хотя в ГОСТе содержится 30 реквизитов, это вовсе не означает, что их все следует использовать в обязательном порядке. Реквизиты используются разными организациями для различных целей, так что и набор данных может существенно отличаться.