Табель учета рабочего времени содержит список работников организации с указанием данных о рабочем времени за период расчета заработной платы. Табель рабочего времени относится к бланку первичной документации, по данным которого производится начисление заработной платы работникам.
Для бюджетных организаций есть утвержденная форма табеля с кодом ОКУД 0504421. Для коммерческих и иных организаций применяются формы Т-12 и Т-13, в тоже время эти организации могут разработать собственные бланки табеля учета рабочего времени.
Бланки табеля учета рабочего времени
- Табель по форме 0504421 – применяется бюджетными организациями.
- Табель по форме Т-12 – применяется для учета рабочего времени и расчета заработной платы в одном документе
- Табель по форма Т-13 – применяется для учета отработанного времени.
- Простой бланк табеля – применятся малыми предприятиями или в структурных подразделениях больших организаций.
Порядок ведения табеля в 2020 году
Согласно указаниям по ведению первичных учетных документов табель рабочего времени заполняет и ведет уполномоченное лицо, подписывает табель руководитель подразделения и работник службы кадров, далее заполненный табель передается в бухгалтерскую службу для проведения расчета заработной платы.
Руководитель может назначить любое лицо для ведения табеля рабочего времени, назначение утверждается соответствующим приказом. Должны быть так же установлены сроки сдачи заполненного табеля в бухгалтерию и требования к заполнению.
В небольших организациях функция ведения табеля может быть на руководителе или на специалисте отдела кадров.
Обозначения в табеле учета рабочего времени
При заполнении табеля применяются сокращения для указания данных о явках, отработанном времени и неявках работников.
Наиболее часто применится следующие сокращения:
- Я – полностью отработанный день – явка работника;
- В – выходной день;
- ОТ – работник был в отпуске
- РП – работа в праздничный день;
- К – работник был в командировке;
- ПК — повышение квалификации;
- У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения;
- Б — больничный с больничным листом;
- Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.
Все остальные буквенные и цифровые сокращения приведены в таблице.
| Цифровой код | Буквенный код | Условные обозначения |
| Продолжительность работы | ||
| 1 | Я | Продолжительность работы в дневное время |
| 2 | Н | Продолжительность работы в ночное время |
| 3 | РВ | Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни |
| 4 | С | Продолжительность сверхурочной работы |
| 5 | ВМ | Продолжительность работы вахтовым методом |
| 12 | УВ | Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы |
| 21 | ЛЧ | Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством |
| 25 | НС | Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством |
| Командировка | ||
| 6 | К | Служебная командировка |
| Повышение квалификации | ||
| 7 | ПК | Повышение квалификации с отрывом от работы |
| 8 | ПМ | Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности |
| Отпуск | ||
| 9 | ОТ | Ежегодный основной оплачиваемый отпуск |
| 10 | ОД | Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск |
| 11 | У | Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением |
| 13 | УД | Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы |
| 14 | Р | Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка) |
| 15 | ОЖ | Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет |
| 16 | ДО | Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя |
| 17 | ОЗ | Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации |
| 18 | ДБ | Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы |
| Нетрудоспособность | ||
| 19 | Б | Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия согласно законодательству |
| 20 | Т | Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством |
| Прогулы, неявки | ||
| 22 | ПВ | Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работе |
| 23 | Г | Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству |
| 24 | ПР | Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством) |
| 30 | НН | Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) |
| Выходные дни | ||
| 26 | В | Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни |
| 27 | ОВ | Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) |
| 28 | НВ | Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы) |
| Забастовка | ||
| 29 | ЗБ | Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом) |
| Простой | ||
| 31 | РП | Время простоя по вине работодателя |
| 32 | НП | Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника |
| 33 | ВП | Время простоя по вине работника |
| 36 | НЗ | Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы |
| Отстранение от работы | ||
| 34 | НО | Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством |
| 35 | НБ | Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы |
| Обозначение, которое работодатель может ввести самостоятельно | ||
| 37 | ЭК | Время прохождения медико-социальной экспертизы |
| 38 | ДИ | Время диспансерного обследования беременных сотрудниц |
| 39 | КР | Время дополнительных перерывов для кормления ребенка |
Срок хранения табеля учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени хранится в организации пять лет. За исключением табеля, в котором указаны работники с вредными или опасными условиями труда. Такой табель должен храниться 75 лет, если он заполнен до 1 января 2003 года, и 50 лет, если после этой даты. Срок хранения исчисляется с 1 января, следующего за годом, в котором был оформлен табель.
Место хранения табеля учета рабочего времени
Законодательно место хранения табеля учета рабочего времени не задано. На практике оригинал обычно хранят в бухгалтерии, а в отделе кадров – копию с подписью бухгалтера о получении оригинала. Подходящее место хранения табеля прописывается, например, в положении о табельном учете рабочего времени.
Может быть определено конкретное место хранения, и назначен ответственный за хранение табелей работник. При наличии в организации архива рекомендуется по окончании календарного года сдавать табели на хранение в него.
Ответственность при ошибках ведения табеля
При возникновении ошибок ведения табеля учета рабочего времени, ответственные лица и руководство может быть привлечены, к административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ. Например, если при введении нового условного обозначения не оформлен соответствующий приказ.