Когда работник направляется в служебную командировку необходимо оформить приказ о направлении в командировку по форме Т-9 или Т-9а.
С начала 2015 года оформление командировочного удостоверения, не является обязательным (с 08.01.2015) (см. пп. "в" п. 2 Изменений, утв. Постановлением Правительства от 29.12.2014 N 1595).
Более того с 08.08.2015 не требуется вести. журнал учета работников, выбывающих в командировку (см. п. 3 Изменений, утв. Постановлением Правительства от 29.07.2015 N 771).
Дни когда работник находился в командировке в табеле учета рабочего времени по форме Т-12 или Т-13 обозначаются буквенным кодом "К" или цифровым шифром "06".
Когда работник в командировке выполнял работу в выходной или нерабочий праздничный день, в табеле дополнительно проставляется буквенный код "РВ" или цифровой шифр "03" ( см. п. 2 Письма Минтруда от 14.02.2013 N 14-2-291).
По возвращению из командировки в течение трех рабочих дней сотрудник должен заполнить и представить авансовый отчет по форме АО-1 о суммах, потраченных в командировке.
К авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие понесенные расходы. В качестве проездные документов выступают (см. п. 26 Положения о командировках, Письма Минфина от 19.06.2015 N 03-03-07/35548, от 14.04.2014 N 03-03-07/16777).:
- посадочный талон,
- маршрут/квитанция электронного билета,
- багажная квитанция,
- бланки строгой отчетности,
- товарные чеки,
- кассовые чеки
В случае утери посадочного талона, подтвердить расходы на перелет можно справкой, выданной авиаперевозчиком, с информацией о том, что пассажир использовал авиабилет (Письмо Минфина от 18.05.2015 N 03-03-06/2/28296).