Для учета расходов на ГСМ необходимы документы, подтверждающие их приобретение и расход, а также служебный характер поездок.
Приобретение ГСМ по топливным картам отражайте по накладной поставщика, сами карты учтите на забалансовом счете, например, 012. При оплате наличными оприходуйте ГСМ по чекам АЗС и авансовым отчетам водителей.
Для списания ГСМ по автомобилю, подключенному к электронной системе, которая контролирует маршрут движения и расход топлива, достаточно отчетов этой системы. Распечатайте их и дайте расписаться водителю (Письмо Минфина от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354).
Путевые листы для списания ГСМ нужны, если электронной системы контроля нет или она не предоставляет всех необходимых данных. Например, контролирует расход топлива, но не отслеживает маршрут автомобиля.
С 01.03.2019 путевой лист выписывают на одну смену водителя, а если рейс длится дольше - на один этот рейс. Один путевой лист на несколько рейсов в неделю или месяц составлять больше нельзя. Форму можете разработать сами или использовать унифицированные. Главное, чтобы в ней были все необходимые реквизиты (п. 10 Порядка заполнения путевого листа).
Проводки по учету ГСМ по топливным картам
|
Д 012 |
Топливные карты приняты за балансом в условной оценке |
|
Д 60-аванс - К 51 |
Пополнен баланс топливной карты |
|
Д 10 - К 60 |
Приняты к учету ГСМ, отпущенные по картам |
|
Д 60 - К 60-аванс |
Деньги с топливной карты списаны в счет оплаты ГСМ |
|
Д 20 (26, 44) - К 10 |
Стоимость топлива учтена в расходах |
Проводки по учету ГСМ, оплаченных наличными
|
Д 71 - К 50 |
Выданы деньги под отчет для покупки ГСМ |
|
Д 10 - К 71 |
Оприходованы ГСМ |
|
Д 20 (26, 44) - К 10 |
Включена в затраты стоимость ГСМ |
Для налога на прибыль расходы на ГСМ учитывайте полностью, нормировать их не требуется (Письмо Минфина от 27.01.2014 N 03-03-06/1/2875).