Чек-лист бухгалтеру, порядок приемки дел у предшественника. Как принять дела на новой работе, чтобы не отвечать за чужие ошибки. Ниже перечень основных пунктов для анализа, но следует учитывать особенности работы предприятия.
Какие документы изучить
- Должностные инструкции главбуха и подчиненных. Узнать свои обязанности с учетом специфики компании, отрасли, требований руководства.
- Порядок документооборота. Расспросить новых коллег, какие трудности есть с документами — сложно ли собирать, как отделы взаимодействуют между собой.
- Кадровые документы. Изучить правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, премировании, командировках. Выяснить, кто ведет кадровый учет.
- Учетная политика. Ознакомиться с учетной политикой по бухгалтерскому и налоговому учету со всеми приложениями. Посмотреть, какие формы первички и регистров утверждены.
- Приказ о передаче дел. Выяснить, когда заканчивается передача дел, в каком порядке происходит и кто за что отвечает.
- Опись бухгалтерских документов. Принять документы по описи.
Что узнать у предшественника
- Проводился ли аудит и выездные проверки налоговой и фондов. Изучить аудиторские заключения или акты проверок.
- Имеются ли незакрытые документы налогового контроля, к примеру требования. В первую очередь заняться требованиями о представлении документов, пояснений, об уплате недоимки.
- Вся ли отчетность сдана. Параллельно запросить в налоговой перечень бухгалтерской и налоговой отчетности, которую сдала компания.
- Нет долгов или переплаты по налогам и взносам. Заказать свежую справку о состоянии расчетов или выписку операций по расчетам с бюджетом.
- В каком программном обеспечении ведется учет. Стандартную версию программы дописывали? Если да, то как работают дополнительные обработки.
- Как сдают отчетность в налоговую, фонды, статистику. Кто подписывает? Была ли доверенность на главбуха, где хранят электронную подпись.
- Какими справочными системами и ресурсами пользуются. Получить логины и пароли.
- Есть ли необработанная первичка. Или операции, проведенные без документов? Какие еще есть нерешенные вопросы: долги подотчетников по документам, претензии поставщиков, покупателей?
- Каковы профессиональные и личные качества подчиненных. Кто в чем силен, какими заданиями кого лучше нагружать.
- С кем чаще всего общаются. Записать контакты. Например, телефоны контрагентов, банков, аудиторов, налоговиков, других проверяющих.
Что узнать об учете и отчетности
- Корректны ли данные в учетной программе. Выяснить, совпадают ли данные в бухгалтерской базе и в сданной отчетности. Например, заново сформировать в программе декларации и сопоставить показатели.
- Правильно ли составляли первичку. Посмотреть, совпадает ли форма документов с утвержденной в учетной политике. Провести хотя бы выборочную проверку документов текущего года. Правильно ли заполнены первичные документы.
- Везде ли расписался главбух. Проконтролировать, есть ли подписи в первичке, бухгалтерских и налоговых регистрах, журналах, книгах. Часто регистры и выданные счета-фактуры даже не распечатывают. Если эти документы потом потребуют на камералке, придется оформлять дубликат.
- Сообщить руководителю о результатах экспресс-проверки. Если ошибок много, убедить провести сплошную аудиторскую проверку.
Как провести инвентаризацию
- Проверить, отражены ли итоги последней инвентаризации имущества. Если есть возможность, провести полную инвентаризацию на момент передачи дел.
- Провести инвентаризацию кассы и расчетного счета. Составить акт и отразить в нем результаты.
- Проверить дебиторскую и кредиторскую задолженность. Свериться с контрагентами, хотя бы с теми, у которых самые крупные остатки по расчетам.
- Убедиться, что остатки по расчетам с бюджетом в учете отражены верно. Сверить данные со справкой о состоянии расчетов из налоговой.
О чем сказать в акте приема-передачи дел
- Состояние бухгалтерского и налогового учета. Соответствует ли учет положениям учетной политики? Перечислить найденные ошибки и несоответствия.
- Учет кассовых операций и денег на счетах. Соответствует ли требованиям законодательства? Как хранятся деньги? Приложить акт инвентаризации.
- Товарно-материальные ценности. На момент передачи дел инвентаризация проводилась? Остатки материальных ценностей проверены?
- Расчеты с контрагентами. В перечне дебиторской и кредиторской задолженности пометить непроверенные или недостоверные данные.
- Документы. Правильно составлены? Как и где их хранят? Приложить опись принятых документов, перечислить отсутствующие.
- Остатки на счетах. Отметить непроверенные или недостоверные данные. Приложить оборотно-сальдовую ведомость, которую составили на момент передачи дел.