Опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации

Опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации – документ, содержащий в себе информацию о вышеперечисленных документах, позволяющий осуществить их надлежащий учет и быстрый поиск требующегося дела.

Данные, которые отображаются в документе:

• наименование организации, а так же ее структурного подразделения;
• номер описи;
• индекс дела, а так же его заголовок;
• крайние даты каждого зафиксированного документа;
• срок хранения конкретного дела;
• количество листов документа;
• какие-либо примечания, относящиеся к конкретному документу, зафиксированному в описи.

Каждое дело вносится в данную опись под самостоятельным порядковым номером. В случае наличия нескольких томов описи, каждый из них также должен иметь свой порядковый номер. Систематизация дел в данной описи, а так же присвоение номера описи возлагается на уполномоченного работника архива организации.

В конце описи необходимо зафиксировать итоговое количество дел, числящихся по описи, а так же первый и последний номера дел в описи. Показатели должны быть отображены как цифрами, так и прописью. Документ требует подписи со стороны руководителя архива (или иного уполномоченного лица), с обязательной расшифровкой его подписи.