Акт описания документов личного происхождения

Акт описания документов личного происхождения – документ, применяющийся в случае необходимости отобразить описание документов и иных единиц хранения личного происхождения, находящиеся в архиве предприятия.

В акте фиксируются все документы личного хранения, которые были выявлены в процессе проведения инвентаризации или проверки, как плановой, так и внеплановой, а именно: количество описей, числящихся по учетным данным, временных документов, документов, которые не подлежат хранению в силу определенных обстоятельств, а так же количество документов, возвращенных владельцу. Так же следует отобразить объем и виды работ, проведенные при составлении данного документа (каталогизация документов, выделение дел, которые требуют реставрации). В случае, если некоторые документы не подлежат хранению, их следует возвратить владельцу, зафиксировав при этом их количество.

В обязательном порядке составляется научно-справочный аппарат, включая описание предисловия, оглавление и указатели.

В документе должны быть отображены наименования должностей, которые были задействованы в выполнении работы, а так же должности лиц, принявших работу с обязательными расшифровками подписей этих лиц. После отображения всей необходимой информации акт описания документов личного происхождения должен быть подписан руководителем архива предприятия.