Служебная записка
Служебная записка — это внутренний документ организации, используемый для служебной и рабочей коммуникации между сотрудниками и подразделениями. Она применяется для передачи информации, предложений, уведомлений и рабочих вопросов, не связанных с дисциплинарной ответственностью.
Что такое служебная записка
Служебная записка используется в деловой практике для фиксации и передачи информации внутри организации. Документ не имеет унифицированной формы и не выделен как самостоятельный вид в общероссийском классификаторе управленческих документов, однако широко применяется в работе организаций.
Оформление служебной записки, как правило, осуществляется по правилам делопроизводства, принятым в организации, или с учетом требований к оформлению служебных документов.
Для чего используется служебная записка
Служебная записка применяется, когда необходимо:
- проинформировать руководителя или другое подразделение;
- сообщить о рабочей ситуации или проблеме;
- внести предложение или инициативу;
- зафиксировать служебную информацию;
- уведомить о необходимости действий.
Служебная записка используется в рамках обычной рабочей и организационной деятельности и не предназначена для оформления дисциплинарных вопросов.
Чем служебная записка отличается от других записок
Служебная записка отличается от других видов записок по цели и контексту использования.
- От докладной записки — тем, что не используется для доклада руководству о значимых фактах или нарушениях.
- От объяснительной записки — тем, что не составляется по требованию работодателя и не связана с дисциплинарной ответственностью.
Если документ направляется в вышестоящее подразделение для объяснения причин невыполнения задач, такой документ относится уже к объяснительной записке, а не к служебной.
В каких ситуациях используется служебная записка
На практике служебные записки применяются по вопросам:
- организационного характера;
- материально-технического обеспечения;
- информационного взаимодействия;
- хозяйственной деятельности;
- координации работы подразделений.
Служебная записка используется, когда решение вопроса находится в компетенции подразделений и не требует формального доклада руководству.
Основные элементы служебной записки
В служебной записке, как правило, указываются:
- адресат (подразделение, должность, ФИО);
- дата составления и регистрационный номер (при наличии);
- наименование документа — «Служебная записка»;
- краткий предмет сообщения;
- текст служебной информации;
- должность и подпись составителя.
Конкретный состав реквизитов может устанавливаться внутренними правилами организации.
Каналы передачи служебной записки
Служебные записки могут передаваться:
- в бумажной форме;
- по корпоративной электронной почте;
- через системы электронного документооборота.
Допустимость конкретного канала зависит от внутренних регламентов организации.