Авансовый отчет. Форма 0504505

Авансовый отчет (форма 0504505) применяется для ведения учета с подотчетными лицами. Форма используется для бюджетных учреждений. Отчет утверждается руководителем. Хозрасчетные организации используют форму АО-1.

Подотчетное лицо на лицевой стороне формы вносит информацию о себе, а на обратной стороне заполняет 1-6 графы, в которых указывается фактически израсходованные средства и информация о подтверждающих документах, которые должны быть приложены к авансовому отчету и пронумерованы.

Оформляет бланк отчета лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. При заполнении формы вносятся сведения об учреждении, подотчетном лице и назначении аванса.

В таблице отражаются данные о полученной сумме аванса, израсходованных средствах, остатке или перерасходе. Суммы, которые были выплачены в иностранной валюте, указываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте.  Все суммы отражаются с указанием даты их получения. Целесообразность расходов подтверждает руководитель подразделения

Работник бухгалтерии вносит данные о счетах учета и сумме. Далее заполняются сведения о внесении остатка или выдаче перерасхода (со ссылкой на кассовый ордер). Заполняется расписка, которую подписывает бухгалтер.

На обратной стороне отчета подотчетное лицо заполняет следующие сведения:

• порядковый номер;
• дата и номер документа;
• кому и за что уплачено;
• сумма расхода по отчету.

Бухгалтер вносит данные о:

• сумме расхода, принятой к учету;
• бухгалтерской записи (счета по дебету и кредиту).

В конце таблицы подводится итог общей израсходованной суммы, остатка и перерасхода. Ответственность за ведение и хранение данной формы документа возлагается на бухгалтерскую службу организации.