Авансовый отчет. Форма АО-1

Авансовый отчет (форма АО-1) — это первичный бухгалтерский документ, который используется для подтверждения целевого использования подотчетных денежных средств, выданных работнику организации или индивидуального предпринимателя. Документ оформляется с обязательным приложением подтверждающих документов, фиксирующих произведенные расходы.

Форма авансового отчета применяется при расчетах наличными, при перечислении средств на личную банковскую карту работника, а также при использовании корпоративной банковской карты.

Нормативное регулирование формы АО-1

Бланк авансового отчета является унифицированным и утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. Документу присвоен код по ОКУД 0302001.

Для организаций государственного сектора применяется отдельная форма — авансовый отчет № 0504505, утвержденный приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н.

Для чего нужен авансовый отчет

Основное назначение авансового отчета — обеспечить контроль за расходованием подотчетных сумм и документально подтвердить обоснованность затрат. На основании утвержденного отчета:

• проверяется целевое использование выданных денежных средств;
• руководитель организации утверждает произведенные расходы;
• осуществляется списание затрат в бухгалтерском учете;
• подтверждаются расходы для целей налогообложения.

Кто и в каких случаях заполняет авансовый отчет

Авансовый отчет заполняется подотчетным лицом — работником, которому были выданы денежные средства на хозяйственные, административные или иные служебные нужды.

Перечень сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет, утверждается внутренним приказом организации. Выдача наличных средств осуществляется по расходному кассовому ордеру с указанием цели и срока использования аванса.

При направлении сотрудника в служебную командировку авансовый отчет оформляется на основании приказа руководителя после завершения командировки.

Как заполняется бланк авансового отчета

Бланк авансового отчета по форме АО-1 заполняется в одном экземпляре с двух сторон. Печать на документе не является обязательной.

Лицевая сторона формы АО-1

На лицевой стороне указываются:

• наименование организации;
• номер и дата составления авансового отчета;
• фамилия, имя, отчество подотчетного лица;
• должность, структурное подразделение, табельный номер (при наличии);
• назначение выданного аванса.

В нижней части лицевой стороны отражаются сведения о ранее полученных авансах, суммах текущего аванса, произведенных расходах, остатке или перерасходе денежных средств.

Оборотная сторона формы АО-1

На оборотной стороне приводится расшифровка расходов. В таблице указываются:

• номер документа по порядку;
• дата и номер подтверждающего документа;
• наименование документа или вида расхода;
• сумма расходов по каждому документу.

Все подтверждающие документы (чеки, квитанции, билеты, накладные и т.п.) нумеруются и прикладываются к отчету в соответствии с записями в таблице.

Особенности заполнения при валютных авансах

Если подотчетные средства выдавались в иностранной валюте, в форме АО-1 дополнительно заполняются специальные строки лицевой и оборотной сторон, предназначенные для отражения валютных сумм.

Проверка и утверждение авансового отчета

После заполнения авансовый отчет передается главному бухгалтеру (или бухгалтеру) для проверки правильности оформления. При отсутствии ошибок бухгалтер делает отметку о принятии отчета.

Далее документ утверждается руководителем организации. Только после утверждения авансовый отчет принимается к бухгалтерскому учету и служит основанием для списания расходов.

Ограничения при наличии задолженности

Если за подотчетным лицом числится задолженность по ранее выданным авансам, выдача новых подотчетных сумм не допускается до полного отчета и погашения задолженности.

Скачать бланк авансового отчета (форма АО-1)

На этой странице вы можете бесплатно скачать актуальный бланк авансового отчета по форме АО-1 и использовать его для корректного оформления подотчетных расходов в организации или у индивидуального предпринимателя.