Сведения о страховом стаже застрахованных лиц по форме СЗВ-СТАЖ формируются страхователем по итогам отчетного периода, при назначении пенсии и при увольнении сотрудника, застрахованного лица. В зависимости от причины представления формы при заполнении есть свои особенности.
Срок сдачи формы СЗВ-СТАЖ за 2019 год – 2 марта 2020 года.
Структура формы СЗВ-СТАЖ
Обязательство по предоставлению формы для индивидуального (персонифицированного) учета в ПФР по всем застрахованным лицам возникает у страхователей, в отношении которых заключены трудовые и гражданско-правовые договоры. Порядок заполнения формы СЗВ-СТАЖ утвержден Постановлением Правления ПФР от 06.12.2018 N 507п.
Форма СЗВ-СТАЖ состоит из следующих разделов:
- раздел 1 "Сведения о страхователе";
- раздел 2 "Отчетный период";
- раздел 3 "Сведения о периодах работы застрахованных лиц";
- раздел 4 "Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование";
- раздел 5 "Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения".
Заполнение формы СЗВ-СТАЖ за отчетный год
При формировании формы по итогам отчетного периода, форма должна быть заверена подписью руководителя или другого уполномоченного лица и печатью организации, при ее наличии.
В разделе 1 "Сведения о страхователе". Должны быть заполнены следующие сведения об организации:
- регистрационный номер в ПФР;
- ИНН - в одиннадцатом и двенадцатом знакоместах надо проставить прочерки;
- КПП организации;
- краткое наименование организации в соответствии с учредительными документами.
В поле "Тип сведений" знаком "X" отмечается только один тип формы: "Исходная", "Дополняющая" или "Назначение пенсии". Тип сведений "Дополняющая" отмечается, когда данные о застрахованных лицах не учтены на индивидуальных лицевых счетах из-за ошибок в ранее представленной отчетности, либо такие данные отсутствовали в поданной отчетности.
В разделе 2 "Отчетный период". Необходимо указать год, за который представляется форма.
В разделе 3 "Сведения о периодах работы застрахованных лиц". В данном разделе указываются данные о сотрудниках.
Обратите внимание, графы 1, 5 - 7 должны быть заполнены обязательно.
В графе 1 ведется сквозная нумерация, по количеству застрахованных лиц. Для первой записи по застрахованному лицу номер присваивается один раз. Когда данные о периоде работы застрахованного лица указаны в нескольких строках, то последующие строки не нумеруются.
В графах 2, 3, 4 указываются фамилия, имя, отчество (при наличии). Ф.И.О. сотрудника указывается в именительном падеже, как оно указано в СНИЛС.
В графе 5 указываются СНИЛС застрахованного лица.
В графах 6, 7 указывается период работы в отчетном периоде. Вносится дата начала и окончания для каждого периода рабочего и нерабочего, в том числе, при нахождении в отпуске или на больничном. Если сотрудник в течение года увольнялся и вновь принимался на работу, для каждого периода выделяется отдельная строка.
В графе 11 по внесенным в графах 6 - 7 периодах работы необходимо отразить дополнительные сведения при их наличии. Дополнительные сведения указываются в виде кода по "Классификатору параметров, используемых при заполнении сведений для ведения индивидуального (персонифицированного) учета", в частности:
- "ВРНЕТРУД" – для оплачиваемых периодов больничного;
- "ДЕТИ" – для отпуска по уходу за ребенком в возрасте до полутора лет;
- "ДЛДЕТИ" – для отпуска по уходу за ребенком в возрасте от полутора до трех лет;
- "НЕОПЛ" – для отпуска без сохранения заработной платы.
Код "ДЛОТПУСК" используется только в отношении периодов работы в особых условиях труда, за которые не начислялись страховые взносы по дополнительному тарифу. При работе в обычных условиях, периоды ежегодного оплачиваемого отпуска не выделяются.
При отражении нескольких кодов в графе 11 необходимо использовать требуемое количество строк.
Когда сотрудник был оформлен по гражданско-правовому договору, необходимо выбрать один из следующих кодов:
- "ДОГОВОР" – когда оплата по договору произведена в отчетном периоде;
- "НЕОПЛДОГ" или "НЕОПЛАВТ" – когда работа по договору не оплачена;
- "ДЕТИ" – для отпуска по уходу за ребенком до полутора лет.
Существуют ограничения на одновременное отражение кодов в графе 11 и других графах. Так, нельзя заполнять графы 8, 9, 12, если в графе 11 указаны, в частности, следующие коды:
- "УЧОТПУСК" – для дополнительного отпуска работникам, совмещающим работу с обучением;
- "ДЛДЕТИ" – для отпуска по уходу за ребенком от полутора до трех лет.
В графе 8 вносятся коды территориальных условий из соответствующего раздела Классификатора, приведенного в Приложении к Порядку заполнения формы СЗВ-СТАЖ.
В частности, для районов Крайнего Севера установлен код "РКС" или "РКСМ", а для местностей, приравненных к районам Крайнего Севера, – "МКС" или "МКСР".
Когда сотрудник работает неполную рабочую неделю или занят на работах, которые по организации труда не могут выполняться постоянно, сведения о периодах работы исчисляются и отражаются в графе 8 по фактически отработанному рабочему времени.
Когда работник работает в режиме неполного рабочего дня, в графе 8 указывается объем работ (доля ставки) в указанный период.
Графы 9, 12, 13 нужно заполнить, когда работа сотрудника связана с особыми условиями труда (графа 9) или с условиями, дающими право на досрочное назначение пенсии (графы 12 и 13). Эти графы следует заполнить, только если особые условия труда подтверждены документально, соответствуют требованиям нормативных документов, уплачены страховые взносы по дополнительному тарифу или пенсионные взносы по договорам досрочного негосударственного пенсионного обеспечения.
В графе 9 надо отразить код особых условий труда по Классификатору.
Список производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение, утвержден Постановлением Кабмина СССР от 26.01.1991 N 10.
В графе 10 нужно привести код основания исчисления страхового стажа по Классификатору.
Например, по сотрудникам, занятым в организациях сезонных отраслей промышленности, следует указать код "СЕЗОН", но только при условии, что отработан полный сезон. Тогда при исчислении страхового стажа продолжительность периода работы в соответствующем календарном году составляет полный год.
В графе 12 необходимо отразить код основания условия досрочного назначения страховой пенсии по Классификатору.
Установленные Классификатором коды применимы для сотрудников, работающих, например, в области авиации, творческой, педагогической сферах, занятых в подземных и открытых горных работах.
В графе 13 нужно указать дополнительные сведения, касающиеся условий досрочного назначения страховой пенсии.
В графе 14 выбирается показатель:
- "31.12.гггг." - по застрахованным лицам, дата увольнения которых приходится на 31 декабря календарного года, за который представляется форма;
- "БЕЗР" - по застрахованным лицам, которые получали пособие по безработице, выполняли оплачиваемые общественные работы или переезжали в другую местность по направлению службы занятости для трудоустройства.
Разделы 4 и 5 заполняются только для форм с типом сведений "Назначение пенсии".
Образец заполнения формы СЗВ-СТАЖ за год.
Порядок заполнения формы СЗВ-СТАЖ при назначении пенсии
Форму нужно заполнить, если для установления пенсии необходимо учесть период работы в календарном году, срок представления отчетности за который не наступил. Следовательно, форма с типом сведений "Назначение пенсии" не может быть представлена за период, данные по которому уже учтены на индивидуальном лицевом счете по форме "Исходная" или "Дополняющая". При наступлении срока отчетности на застрахованных лиц, на которых была представлена форма с типом сведений "Назначение пенсии", должны быть представлены сведения с типом "Исходная".
Заполните форму в общем порядке с учетом следующих особенностей.
Раздел 1 "Сведения о страхователе". В поле "Тип сведений" знаком "X" нужно отметить "Назначение пенсии".
Раздел 3 "Сведения о периодах работы застрахованных лиц". В графе "Период работы" следует отразить дату, предшествующую дате предполагаемого выхода на пенсию.
Раздел 4 "Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование". В абз. 1 данного раздела необходимо проставить "X" в полях "Да" / "Нет" соответственно.
Допускается одновременное заполнение абз. 2 разд. 4 и разд. 5 формы.
Раздел 5 "Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения". Этот раздел нужно заполнить, если есть договор с НПФ о досрочном пенсионном обеспечении сотрудника, занятого на рабочих местах, условия труда на которых по результатам спецоценки признаны вредными или опасными. Эти работы перечислены в п. п. 1 - 18 ч. 1 ст. 30 Федерального закона от 28.12.2013 N 400-ФЗ.
Можно одновременно заполнять абз. 2 разд. 4 и разд. 5.
Порядок заполнения формы СЗВ-СТАЖ при увольнении
Форму необходимо заполнить в общем порядке с учетом следующих особенностей.
Раздел 1 "Сведения о страхователе". В поле "Тип сведений" знаком "X" нужно отметить "Исходная".
Раздел 2 "Отчетный период". Отчетный год - год увольнения.
Раздел 3 "Сведения о периодах работы застрахованных лиц". В графах 6 - 7 "Период работы" необходимо указать период до даты, предшествующей дате предполагаемого увольнения.
В графе 14 ставится отметка "31.12.гггг", только если работник уволился 31 декабря.
Разделы 4 и 5 заполнять не нужно.
Формат представления СЗВ-СТАЖ
На бумажном носителе форму СЗВ-СТАЖ имеют право представить организации и ИП, с численностью работников менее 25 человек.
В электронном виде отчет обязаны сдать все субъекты с численностью работников 25 человек и более.
Ответственность за нарушения при сдаче СЗВ-СТАЖ
За нарушения при подаче формы СЗВ-СТАЖ применяются следующие штрафы:
- по 500 рублей за каждое застрахованное лицо, при нарушении сроков или непредставлении формы СЗВ-СТАЖ, либо при указании неполных или недостоверных сведений;
- 1000 рублей, при нарушении порядка представления формы СЗВ-СТАЖ в электронном виде.
Сроки сдачи формы СЗВ-СТАЖ за 2019 год в 2020 году – 2 марта 2020 года.