Письмо - извещение

Письмо-извещение – служебное письмо, предназначенное для информирования о предстоящих публичных мероприятиях (со­вещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учрежде­ний, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых меро­приятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сооб­щать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может иметь приложения, содержащие карту участника, анкету участ­ника, программу мероприятия и другие информационные материалы.

Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит "Адресат" оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

Подписывают письма-извещения руководитель организации или заместитель руководителя, отвечающий за организацию и проведение мероприятия. Письма-извещения могут подписываться и несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.

Обязательными реквизитами письма-извещения являются:

  • наименование организации;
  • справочные данные об организации;
  • код организации;
  • основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
  • идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет;
  • дата;
  • регистрационный номер;
  • заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4);
  • подпись;
  • отметка об исполнителе.